Mötesprotokoll Enligt Roberts Rules

June 16

Minuter är viktiga eftersom de är den enda överlevande register över vad som sades och gjordes vid mötet. De kan vara torr och tråkig. I själva verket är det nog ett gott tecken om de är! Viktigast måste de vara informativ och lättnavigerad för vad läsaren behöver veta sex månader från och med nu.

När du ringer en parlamentariker och be om hjälp, han kommer att vilja se protokollet, och han kommer att behöva hitta något viktigt - kanske de exakta orden i en bylaw ändringsförslag som officiellt antogs, eller en rösträknare berättelse som möblerar detaljer om omröstningen tally. Enkel organisation av fakta och användning av opretentiös språket är de bästa attribut du kan ge dina minuter.

Du vill att dina minuter att vara läsbar, men du måste vara noggrann i den information du ger. Dina minuter ger rekordet av de åtgärder som vidtagits vid mötet, så de behöver för att tydligt memorialize fakta.

Komponera din mötes protokoll

För att spara tid och onödigt arbete, stavar Roberts Rules ut exakt vad som behöver gå in i era minuter.

Första stycket behöver inkludera denna information:

  • Den typ av möte (vanlig, speciell, årliga, ajournerades regelbunden, ajournerades speciell, och så vidare)
  • Namnet på organisationen
  • Datumet, tid och plats för mötet (inte lista plats om det är alltid samma)
  • Ett uttalande som bekräftar att din organisations ordinarie ordförande kommenderar och sekreterare är närvarande (eller ge namnen på de personer som ersätter dem)
  • En upplysning om huruvida den tidigare stämmans minuter lästes och godkändes (och datum för detta möte, om det inte var ett ordinarie möte)

    Korrigeringar minuter noteras i protokollet som korrigerade; de är inte närmare i protokollet från det möte där de korrigeringar som antogs. (Protokollet från det möte där korrigeringar gjordes bör endast att protokollet från föregående möte godkändes rättad.)

Kroppsdelen av protokollet måste inkludera denna info:

  • Alla huvudrörelser (förutom de som är indragna), tillsammans med namnet på den medlem som rörelsen (men inte namnet på den person som utstationerade motionen).
  • Motioner föra en fråga igen innan kroppen (förutom de som är indragna).
  • Den slutliga formuleringen av motioner, antingen som antagits eller som avyttras. Om det är lämpligt att nämna debatt eller ändring, kan du notera dessa poster parentes.
  • Dispositionen av rörelsen - inklusive eventuella vidhäftande ändringar - om det bara är tillfälligt omhändertas.
  • Information om omröstningen.
    • Räknat rösta.
    • Omröstning med namnupprop.
    • Sluten omröstning.
  • Sekundära motioner inte förlorat eller återkallat vid behov för tydlighet (t.ex. motioner inkluderar Recess, Fix Dags att Vilket att ajournera, Suspend reglerna, Skjut upp till en viss tidpunkt, Ballot Rösta Beställt, och så vidare). Anspelar på antagandet av sekundära rörelser genom att säga, "En sluten omröstning har beställts, rösträknarna. . . . "
  • Meddelanden om motioner.
  • Det faktum att en församling gick in kvasi-kommitté eller utskott i hela, och utskottets betänkande.
  • Alla ordningsfrågor och överklaganden och deras efterföljande dispositioner, med skäl som stol för avgörandet. (Domar etablera ofta prejudikat, så en noggrann rekord här är viktigt.)
  • Den fullständiga texten något rapporterar att monterings order att läggas in i protokollet. Denna situation händer inte ofta att en hänvisning till en skriftlig rapport är vanligen tillräcklig för posten.
  • Någon av de saftiga och oordnade ord som en medlem har sagt som får honom "heter" av ordföranden för att vara bråkigt.

Det sista stycket i din minuter måste omfatta tiden för ajournering. Och det är det! Tja, med undantag för följande kompletterande anmärkningar att tänka på när man slutför dina minuter:

  • Arbetet i en kommitté av hela ingår inte i protokollet, men du behöver för att inkludera det faktum att flytten till utskottets inträffade och även omfatta utskottets betänkande.
  • När en fråga anses informellt, bör samma information registreras som i vanliga regler. Prestigelöshet är tillåten endast i att låta ytterligare möjligheter att debattera.
  • Den fullständiga texten någon rapport ingår i protokollet endast om monteringen så beställer.
  • Anteckna namnet på en gästtalare och ämnet för presentation, men gör inga sammanfattning av talarens inlägg.

Signering protokollet

Protokoll ska undertecknas av sekreteraren och om bruk kan också undertecknas av presidenten. Minuter är din grupp juridiska protokoll från dess överläggningar, och sekreteraren underskrift etablerar bevis original dokumentets äkthet.

Justeringsmän

Protokollet från ett möte normalt beslutas vid nästa ordinarie möte, efter samtalet för att beställa och öppna ceremonier.

Om mötet är en ajournerades mötet, godkänner du protokollet från din tidigare möte (det möte som etablerade den ajournerade mötet) innan att starta verksamhet där du slutade i det mötet. Dessutom, för att protokollet från det ajournerade mötet behovet godkännas vid nästa ajournerades eller ordinarie möte.

Minuter utarbetats i förväg är inte de officiella minuter tills medlemmarna godkänna dem. Eftersom förändringar kan göras i minuter innan de är godkända, är det god praxis för sekreteraren att notera någonstans på distributionskopia att det är ett "utkast för godkännande. "

När minuters godkänns, annotates sekreteraren originalfilen kopian med eventuella korrigeringar i marginalen eller retypes protokollet att omfatta korrigeringar. Sekreteraren skriver sedan "godkänd" på protokollet och lägger båda sina initialer och datum till posten.