Konvertera Office-dokument till PDF-filer

December 19

PDFMaker 5.0 för Windows gör det löjligt enkelt att förvandla en Word, Excel eller PowerPoint-dokument som du skapar eller redigerar med Office 2000 eller Office XP (2002) utgåvor av dessa program till de senaste och bästa versionerna av PDF-dokument - allt du behöver göra är att klicka på Konvertera till Adobe PDF-knappen på PDFMaker 5.0 verktygsfältet (till automatiskt när du installerar Acrobat 5.0 för Windows på din dator). Men innan du rör den knappen, ta en gåskarl på dessa bud för att göra perfekta PDF omvandlingar.

Kontrollera om konsekvent användning av rubriken stilar

Klicka på Dokumentöversikt knappen i verktygsfältet Standard för att visa rubrikerna och deras hierarkiska förhållandet i Dokumentöversikt fönstret i Word. Eftersom PDFMaker automatiskt kan konvertera alla Word-dokumentrubriker i bokmärken i den resulterande PDF-dokument, bör du se till att alla rubriker i dokumentet använda lämplig rubrik stilen. Word 2002 användare kan visa Formatmallar och formatering åtgärdsfönstret (välj Visa -> Aktivitetspanel och klicka sedan på Formatmallar och formatering på Task Pane popupmenyn) för att kontrollera och, om nödvändigt, återanvända rubriken stilar.

Kontrollera personsökning i Excel-kalkylblad

Välj Visa -> Förhandsgranska sidbrytning på Excel menyerna. Eftersom PDFMaker använder den aktuella personsökning av Excel-kalkylblad i uppbyggandet sidorna i den resulterande PDF-dokumentet, kommer du vill kontrollera sidbrytningar innan du gör konverteringen. Åtgärd dåliga sidbrytningar som separata kolumner och rader av data som ska visas tillsammans på en sida genom att dra sidan break markörer i sidbrytning Preview läget.

Verifiera vilken typ av PDF-dokument du skapar

Detta gör du genom att kontrollera det namn som visas i kombinationsKonverteringsInställningar på fliken Inställningar i Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogrutan (Acrobat -> Ändra konverteringsinställningar). Vid urval bland dessa förinställningar, tänk på den stora användningen av slut PDF-dokument: Välj eBook för visning online, Tryck för professionell utskrift, Print för egen utskrift och skärm för snabb nedladdning och visning på webben. Håll också ihåg att du kan skräddarsy någon av dessa förinställningar genom att välja den i kombinationsKonverteringsInställningar och sedan klicka på knappen Redigera konverteringsinställningar.

Kontrollera att alla Word-dokument rubriker och stilar kommer att omvandlas till bokmärken

Verifiera vilka inställningar väljs på fliken Bokmärken i Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogrutan (Acrobat -> Ändra konverteringsinställningar) i Word. Klicka på Konvertera Word Rubriker kryssrutan Bokmärken att konvertera alla Rubrik styckeformat som används i dokumentet till bokmärken i den resulterande PDF-filen. Klicka på Konvertera Word Styles Bokmärken kryssrutan till att konvertera alla andra styckeformat som används i dokumentet till bokmärke liksom. Att utelämna vissa nivåer av rubriker eller särskilda stilar från bokmärkes konvertering, klicka deras individuella kryssrutor som visas i listrutan nedan.

Verifiera vilka Word funktioner markeras för konvertering i PDF-dokumentet

Verifiera som Word Funktioner inställningarna väljs på fliken kontoret för Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogrutan (Acrobat -> Ändra konverteringsinställningar) i Word. Att konvertera dokument kommentarer till dolda anteckningar i PDF-dokumentet, markerar Kommentarer -> Anteckningar kryssrutan. För att lägga till textrutor till angränsande text med hjälp av PDF Artiklar funktionen, välj textrutor -> Artikel Trådar kryssrutan. För att behålla de sidnummer som används i Word-dokumentet, markerar Sidnummer kryssrutan. Om du vill konvertera alla korsreferenser och alla innehållsförteckningen genereras i Word-dokument till länkar i PDF-dokumentet, välj Cross Referenser & TOC Länkar kryssrutan. Om du vill konvertera alla fotnoter och slutkommentarer läggs till Word-dokument till länkar i den resulterande PDF-filen, välj Fotnot & Endnote Länkar kryssrutan.

Se till att du skapar en taggad PDF-fil

Kontrollera att Bädda Taggar i PDF (Tillgänglighet, Reflow) kryssrutan på fliken kontoret för Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogrutan (Acrobat -> Ändra konverteringsinställningar) har en bock i den.

Bekräfta hur den konverterade PDF-dokumentet är inställd att öppna i Acrobat

Verifiera Document Open alternativen på fliken Visningsalternativ för Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogrutan (Acrobat -> Ändra konverteringsinställningar). För att öppna PDF-dokumentet utan att visa paletten Bokmärken i navigeringsfönstret, klicka på sidan Endast alternativknappen. För att visa en annan än den första sidan vid öppning sidan, skriv sidnumret i fältet Sidnummer. För att öppna sidan vid en inställd förstoring, klicka procent (200, 400, 800, eller 1600) eller förinställd view (Anpassa till fönster, Sidbredd eller Synligt) i Open Förstoring popupmenyn.