Hur man kan utveckla en processkarta för Operations Management

April 4

Skapa korrekta och användbara processkartor kräver mycket tid och resurser, men dessa kartor är avgörande för varje meningsfull verksamhet förvaltningsprocessen utvärdering och förbättringsarbete. Här är några råd för att skapa en korrekt processkarta:

  • Fråga alltid varför. Medan konstruera en inledande processkarta, ta reda på varför vissa åtgärder görs. I många fall är svaret "Vi har alltid gjort så här" eller "Det är så de berättade för mig att göra det." Frågan "varför" ofta avslöjar bra ställen att börja förbättringsarbete.
  • Var beredd att revidera processkartan. När du först slutföra en processkarta, anser att det är ett utkast. Du kommer inte få allt rätt första gången. Faktum är att de första gångerna du granska din karta process med linjearbetare och management (som du måste göra!), Kommer nya rynkor i processen oundvikligen dyker upp.

    När man utvecklar din första version av en processkarta, antar ingenting är trivialt. Dokumentera allt, inklusive informella kommunikation. Den bit information som delas på kaffemaskinen varje morgon kan visa sig vara det som håller en viss process i rörelse.
  • Akta dig för motståndet. Feeling skyddande och även defensiva är den mänskliga naturen, särskilt om någon känner att hennes jobb står på spel eller på annat sätt hotad. Anställda ser ofta kartläggningen och process förbättringsprojekt som ett sätt för företagsledare att minska lönelistor och eliminera arbetstillfällen. Det är viktigt att förklara syftet och nyttan med projektet innan du börjar.

    Den allmänna riktlinjen kan innehålla budskapet att processförbättring är nödvändig för att hålla företaget konkurrenskraftigt och att ett företag måste vara konkurrenskraftiga för att ge jobb. Var medveten om möjliga motstånd under kartläggningen och noga undersöka vad som sker vid varje steg i processen att göra vissa att det du får höra är faktiskt görs så att du kan bygga en exakt karta.
  • Skapa en hierarki av kartor. Processkartor kan bli mycket komplicerat, och skapa kartor med ökande detalj kan vara viktigt att vissa företag. Börja med en samlad representation av processen i fråga på hög nivå och sedan bryta ner varje operation tills du når en nivå där meningsfull analys kan ske. Undvik att göra en enda karta som är så komplicerat att det är svårt att förstå och kommunicera med intressenter.

    Avgöra vilken nivå av uppdelning är nödvändig för en process kan vara svårt. En karta på hög nivå som refererar allmänna aktiviteter är bra för att kommunicera med högsta ledningen, som tenderar att vara främst med där handoffs uppstår mellan grupper / avdelningar eller över rapporteringsstrukturer. Mer i detalj är viktig när en processkarta är att utbilda anställda eller informera mellanchefer, som behöver se var förändringar sker i resursbehov.
  • Dokumentera allt som behövs för att utföra varje uppgift och utgången av varje uppgift. En skiva som innehåller alla resurser och all information som behövs för att slutföra en given uppgift säkerställer konsekvens. Många glömmer att den information en operation genererar kan vara lika viktigt som de materiella resurser.

    Till exempel, om en process-förbättringsprojekt, var en operation identifieras som icke-mervärde och elimineras, men det faktiskt fram en viktig rapport som behövs senare i processen. När gruppmedlemmarna verksamheten förvaltnings klar med den första processkartan, förbises de existensen och betydelsen av detta dokument, så när de genomfört den nya processen, bröt ner systemet på grund av bristande information i rapporten.
  • Be om input från alla nivåer i organisationen. Det är viktigt att få in synpunkter från den grupp av människor som är inblandade i processen. Genomföra intervjuer med dem på linjen gör det faktiska arbetet samt med företagsledare.

    Vi rutinmässigt förvånad hur många chefer vet inte exakt hur arbetet blir gjort i deras företag. En dödlig verksamhet misstag utvecklar en karta process med endast management engagemang.
  • Promenera processen själv. Om möjligt, observera processen i fråga. Ofta är information från frontlinjen personal, linjearbetare, och chefsuppgifter felaktigt eller vilseledande. Om vad du ser och vad du vill höra matchar inte, ta reda på varför det finns skillnader. Genom direkt observation och uppföljning samtal, kan du upptäcka kritisk inblick i varför en process beter sig som den gör.