Vad är en Debit Memo?

October 20

Även känd som en debetnota, är en typ av bokföringsunderlag som används för att identifiera ett belopp som belastar ett kundkonto en debetnota. I vissa fall är det memo ett internt dokument som gör det möjligt att upprätthålla ett register över avgifter på och konto som ännu inte har fakturerats. Vid andra tillfällen, en debetnota serverar en funktion som liknar den i en faktura, vilket gör att kunden kan använda dokumentet som grund för att lämna in en betalning.

När den används som ett internt dokument, kan en debetnota användas för att tillämpa avgifter till ett kundkonto som ännu inte fakturerats. Detta kan innefatta nuvarande användning som skett sedan den senaste kontoutdrag. När arbetet med att utarbeta en faktura för den senast stängda perioden börjar, kommer alla memos som skapats efter den sista dagen att användas som underlag för att stödja de poster på den nya fakturan. Medan det tidigare debetnota hölls bara som en papperskopia, vissa bokföringsprogram system idag möjliggör skapandet av en elektronisk memo som kan nås och användas för att befolka detalj på en kundfaktura.

Som ett substitut dokument för en faktura, kan debetnota användas som ett medel för att justera balansen beror på ett konto när en tidigare uppstått laddning som finns kvar av den där fakturan av någon anledning. Till exempel, om särskild prissättning utvidgas till en kund via ett kontrakt bör upphöra att gälla, och detaljer i faktureringssystemet uppdateras inte, är det möjligt att en faktureringsperiod kommer att faktureras vid de äldre och inte längre är tillämpliga priser, snarare än standardkostnader för de varor och tjänster som tillhandahålls. När detta är fallet, kan företaget välja att utfärda en debetnota och vidarebefordra en kopia till kunden, justera balansen beror på att fakturan och ber för återstoden av den betalning som skall upphandlas inom en viss tid.

Precis som en kreditnota används ofta för att göra någon typ av justering i resterande belopp på ett kundkonto genom att ta bort en del av de ackumulerade avgifterna kan en debetnota användas som mekanism för att lägga till avgifter som har bestämts att gälla för denna kund. Själva detalj på memo varierar beroende på företagets policy och hur nära god redovisningssed följs, men dokumentet kommer sannolikt att innehålla all information som behövs för att på sikt skapa en rad på en faktura. Dessutom kommer debetnota detalj vara tillräckligt för att spåra historia av transaktionen från det att avgiften uppkommer hela vägen fram till den dag då faktureringen.