Vad är ett inköpsordernummer?

March 23

En inköpsorder (PO) nummer är en alfanumerisk kod som tilldelas en särskild begäran för att köpa något. Oftast är PO-nummer används internt av företag för att spåra sina egna inköp. Vissa företag kommer dock att tilldela koder till alla sina försäljnings- och ger PO nummer till sina kunder så att kunderna kan spåra sina beställningar. Dessa koder kan vara i någon alfanumeriskt format, och många företag kommer att använda särskilda bokstäver eller siffror för att indikera vissa saker om ordern, såsom vad som säljs, platsen, köparen och datum.

Använd inom företag

I många företag, är ett inköpsordernummer som tilldelats efter en anställd eller en avdelning lämnar in en begäran om ordning av vissa varor eller tjänster. Begäran oftast formellt har lämnats till en inköpsagent använder vad som är känt som en rekvisition formulär. Om ansökan godkänns, är en inköpsorder skapas och tilldelas ett inköpsordernummer. Vid denna punkt, är ordern placeras med ett annat företag, som ofta registrerar köparens beställningsnummer för att tas på order detalj.

Som säljaren förbereder en leverans eller packlista för att gå med kundens beställning, vanligtvis PO numret finns med på detalj. Detta gör det möjligt för köparens mottagande agent att kontrollera mängden och typen av varor som levereras och att bekräfta att transporten är associerad med en korrekt auktoriserad ordning. Det inköpsordernummer visas också på fakturan och alla andra pappersarbete som säljaren ger till kunden. Ur detta perspektiv PO nummer påskyndar planeringen av betalningen till säljaren, och det gör de varor som skall dirigeras till rätt avdelning.

PO nummer gör det också möjligt för företaget att tillämpa kostnaden till budgeten för den avdelning som gjort beställningen. Det ger också ekonomiavdelningen med en kontroll av att utgiften är legitimt. Betalning kan sedan göras till säljaren.

Format

Den exakta konstruktionen och längden på ett beställningsnummer varierar från ett företag till ett annat. Många företag som är verksamma på flera webbplatser kommer att använda de första tecknen i koden för att identifiera platsen som gjort beställningen, till exempel "CHI" för att representera en anläggning i Chicago. De närmaste tecknen kan identifiera de specifika avdelning som gjort beställningen, till exempel "RD" att representera avdelningen för forskning och utveckling. Således PO nummer för beställning från ett företags forsknings- och utvecklingsavdelning i Chicago kan börja med "CHIRD," följt av andra alfanumeriska tecken som ger mer information om ordern.

Företag strukturera vanligtvis sina PO-nummer på något sätt fungerar bäst med sina interna spårningssystem. Vissa använder också streck eller mellanslag, som kan hjälpa när endast vissa tecken inom en PO nummer måste läsa för ett specifikt ändamål. Som svar på de många olika längder och format som kan användas, många leverantörer konfigurera fälten i deras ordning spårning databaser för att tillåta någon antal tecken - även 30 eller mer - för att användas i ett inköpsordernummer.

  • Ett beställningsnummer är en alfanumerisk kod som tilldelas en förfrågan om att köpa något.
  • Många företag använder inköpsordernummer för att hålla koll på sina egna inköp.