Hur att leda en Operations Management Project

March 10

Framgångsrika projekt verksamheten management kräver en ledare som kan samordna ett antal personer från olika organisationer med olika mål och färdigheter. Ändå måste samarbeta mot samma mål för att slutföra projektet.

Utveckla ett förslag med ett grupparbete

En gemensam vision anpassar insatserna från de människor som kommer att genomföra projektet. Ett sätt att få alla på samma sida är att utveckla ett projektförslag tidigt och förfina den tillsammans med tiden. Projektförslaget ska ha följande uppgifter:

  • Syfte uttalande: Detta är en hög nivå beskrivning av projektet och dess mål. Tänk på det som den 30-sekunders elevator pitch för att sälja ditt projekt. Den bör omfatta dessa typer av innehåll:

    • En förklaring av affärsmöjlighet - varför du gör det här projektet
    • Projektets mål
    • Förväntade fördelar i rangordning
  • Omfattning: Detta omfattar vad projektet bör innehålla och omfattar alla.
  • Slutliga resultat som inte nämns i omfattning.
  • Grov uppskattning av kostnaderna och tids: Ett företag kan kräva andra specifika variabler som till exempel nettonuvärde, internränta, återbetalningstid, och så vidare.
  • Intressentanalys:
  • Befäls för projektgruppen och kunden.
  • Kritiska antaganden: Potentiellt kritiska hinder och effekterna av kränkta antaganden.

Skriv förslaget för hela projektet som om du planerar att faktiskt slutföra det. Och använd en tvärfunktionell grupp experter för att utveckla den. Låsa laget i ett rum för ett par dagar att skriva den första passet ger ofta bäst resultat.

Kommunicera med intressenter

En intressent är någon med en andel i resultatet av ett projekt eller initiativ, inklusive alla som kan stoppa ett projekt. Intressenter kan vara intern eller extern. Interna intressenter kan inkludera dina verkställande sponsorer, dina projekt gruppmedlemmar, och de gruppmedlemmarnas funktionella chefer.

Nyckel leverantörer kan också anses internt eller externt för olika ändamål, beroende på hur viktigt deras deltagande är och hur nära ditt mellan företag relation är. Externa offentliga aktörer inkluderar icke-statliga organisationer, samhällen och olika myndigheter.

Identifiera intressenter och kommunicera med dem på regelbunden basis är avgörande för en framgångsrik projektledning. Om du regelbundet kommunicera med intressenter och de är nöjda med ett projekt prestanda, då de är mindre benägna att upplopp när det finns glapp, eller när det är för sent eller över budget.

En av de första jobben för en projektledare är att etablera en kommunikationsplan. För att göra detta, lista dina intressenter, deras organisation, vad du behöver för att kommunicera med dem, hur ofta och med vilka medel.

Hur att leda en Operations Management Project

Håll intressenter i slingan

Ett av de största problemen du ställs inför är att hantera dina intressenter och deras chefer. Detta gäller särskilt om dina kunder. Så få dem alla inblandade tidigt. Dessa personer måste skriva på projektförslaget. Annars dina chanser att behaga kunden är i huvudsak noll.

Du måste också kommunicera med intressenter ofta att hantera förväntningarna och förebygga missförstånd. Du behöver utbyta formell dokumentation eftersom det lämnar ett papper spår om missförstånd uppstår, särskilt när det gäller omfattning krypning.

Men inte överge telefon och / eller i-person-kommunikation eftersom dessa traditionella plattformar kan du markera särskilda problem och för att klargöra att det är svårt att uppnå på den skriftliga sidan.

Frekventa lägesrapporter är också viktigt. Mängden detaljer i dina statusrapporter beror på projektets storlek och preferenser intressenterna i fråga. Dessutom kan du vill hantera vissa externa intressenter annorlunda än andra.

I medelstora konsultuppdrag (ca $ 200.000 till $ 1 miljon i arbete), kan en veckorapport innehålla fyra delar:

  1. Vad gjorde vi åstadkomma föregående veckan?
  2. Vad gör vi för avsikt att åstadkomma nästa vecka?
  3. Vilka hinder står i vägen för att slutföra projektet, särskilt för detta nästa vecka?
  4. Hur långt längs är vi i projektet kontra där vi förväntas vara?

Normalt besvara dessa fyra frågor är tillräcklig för att hålla kunden i slingan och att ta itu med de mest angelägna potentiella problem.

Hur man hanterar laget

Hantera ett team av anställda eller andra typer av doers i ett projekt är ungefär som att hantera andra typer av intressenter. Upfront deltagande och tät kommunikation gå långt på vägen till lyckade resultat. Och det är ytterst viktigt att inrätta kristallklara ansvar förskott.

Med en godkänd projektförslag i handen, kan du få projektet rullande genom att distribuera förslaget att alla blivande gruppmedlemmar tillsammans med ett ansvar uppgift matris (RAM). Tilldela resultat för människor enligt dessa fyra kategorier:

  • Ansvarig: Dessa människor gör arbetet med att slutföra aktiviteten. Minst en måste R som skall tilldelas varje aktivitet. Ofta har du mer.
  • Account: Dessa människor måste skriva på arbetet av de människor som är ansvariga för att slutföra det. Du bör ha exakt en A per uppgift. En person kan vara både en R och ett A på en uppgift.
  • Konsult: Detta är människor som ska rådfrågas. Vanligtvis är de sökte upp för expertråd om den verksamhet eller de är ansvariga för relaterade aktiviteter i projektet.
  • Informerade: Det är människor som behöver informeras löpande om projektet.

Projektledare ibland kallar en RAM en RACI matris grund av bokstäverna som används för att fylla i matrisen.

Var noga med att distribuera dessa dokument till åtminstone de människor med ett R, A eller C bredvid deras namn. Ingen individ bör ha mer än en bokstav bredvid hans eller hennes namn för en viss uppgift, förutom möjligen RA.

Det bör också finnas en tät korrespondens bland intressenterna, kommunikationsmatrisen, och RAM matrisen. Med andra ord, om intressenterna visa upp på ett diagram, borde de dyka upp på dem båda.

Hur att leda en Operations Management Project