Autotext uppför oberäkneligt

June 14

John har arbetat på en uppsättning av konstruktion förfrågningsunderlaget (50-75 dokument som skrivits ut som ett paket). Den sidfot för varje dokument måste innehålla exakt samma projektbeskrivning och projekttitel. Så gjorde John en autotextpost för beskrivning och titel. Men upptäckte han att Autotext åtgärden var olika i olika dokument när han försökte använda den i sidfot.

Ibland skulle John få den normala Autotext beteende (skriv fyra första tecknen i Autotext namn, och han skulle få en pop-up som erbjuder att infoga autotextpost om han slog Enter). Ibland är han inte kunde få pop-up, men om han tryckte F3 skulle Word infoga autotextpost. Andra gånger, när han tryckte F3, sade Word att det han skrev var inte ett giltigt Autotext namn.

Det finns ett par saker du kan kontrollera. Först bör du kontrollera var du placerat autotextpost. Autotextposter oftast lagrade i mallen Normal.dot, men de kan lagras i praktiskt taget alla mall. Om du faktiskt lagras posten i ett annat land än mallen Normal.dot, och några av dina specifikationsdokument inte använda den andra mallen, då autotextpost inte kommer att vara där.

Om du gjorde lagra autotextpost i en annan mall, bör du kontrollera om det finns en konflikt post i mallen Normal.dot. Om det finns en konflikt - kanske två poster som är väldigt nära i sin stavning - då Autotext kan bli förvirrade om vilken post den ska visa.

Du kan se vad Autotext-poster är där mallar med hjälp av fliken Autotext i dialogrutan Autokorrigering. (Välj Infoga | Autotext | Autotext.) Du kan också använda Organizer för att hantera Autotext-poster i en mängd olika mallar.

Om du fortfarande har problem med autotextpost, kan du välja att ge upp den helt och använda ett annat sätt att uppnå enhetlighet i dina sidfot. Du kan göra detta genom att sätta den text du vill i sidfoten i en textfil, och sedan använda fält för att inkludera det i din sidfot. Följ dessa allmänna steg:

  1. Utanför Word, skapa en textfil (med Anteckningar eller någon annan textredigerare) som innehåller texten som du vill inkludera i sidfoten.
  2. Inne Word, visa din sidfot och placera insättningspunkten där du vill att texten ska visas.
  3. Välj Fält menyn Infoga. Word visas dialogrutan Fält.
  4. Se till kategorier kontrollen är inställd på Allt för att alla fält är listade i dialogrutan.
  5. I listan över fälten, välj IncludeText. Alternativen på den högra sidan av dialogrutan förändringen baserat på ditt val.
  6. I Filnamn eller URL-fältet, ange den fullständiga sökvägen och filnamnet för textfilen du skapade i steg 1.
  7. Klicka på OK.

Det var allt. Du har nu inkluderat texten i sidfoten. Du kan ändra texten i alla dina dokument genom att bara ändra det i textfilen. Om Word är konfigurerad att uppdatera när du skriver ut, är fältet i sidfoten uppdateras (textfilen laddas på nytt) varje gång du skriver ut.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (367) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003.