Hur man kan utveckla anställda disciplinära förfaranden

December 11

Vissa företag som en formaliserad disciplinär process, en som rimligen och systematiskt varnar anställda när prestanda faller förväntningarna. En progressiv disciplin systemet är ett där problematiskt anställdas beteende åtgärdas genom en serie av alltmer allvarliga disciplinära åtgärder.

Ett formellt progressiv disciplinärt förfarande tenderar att fungera bäst i företag som är mycket centraliserad, där personalbeslut för hela företaget görs inom en avdelning (troligen HR), som ser till att varje steg i disciplinära processen genomförs på rätt sätt.

Fördelen är att de regler och förordningar arbetsprestation konsekvent meddelas alla. Nackdelen är dock att du kan begränsas till vidhäftande, lockstep, till etablerade disciplinära systemet, även i en situation då du föredrar att omedelbart säga upp anställda.

En formaliserad disciplinära processen fungerar inte lika bra för organisationer som är decentraliserade, där personal besluten fattas inom varje kontor eller avdelning på ett enskilt fall i enlighet med ett företags allmänna förväntningar.

Om ditt företag inte är skyldig att ha en progressiv disciplin system (till exempel under ett kollektivavtal), men väljer att genomföra en, bör politiken vara mycket noggrant skriven och administreras. Om inte, kan företaget befinna sig ha etablerat ett avtalsarrangemang där företaget är skyldig att uttömma varje progressivt steg av disciplin innan det kan säga en anställd.

I denna situation, kan ett beslut om att hoppa direkt till uppsägning eller hårda disciplin uppgå till avtalsbrott, och exponera företaget till skadestånd till den drabbade arbetstagaren. Du kanske vill kontakta en juridisk rådgivare för att skapa eller granska ditt företags policy.

Om ditt företag väljer att anta en formell disciplinär process, kanske du vill skapa några eller alla av följande faser:

  1. Ursprunglig anmälan

    Det första steget i en typisk progressiv disciplinär process att informera den anställde om att hans arbetsprestation eller arbetsplats beteende inte mäter upp till bolagets förväntningar och normer. Den anställdes chef levererar normalt denna inledande kommunikation muntligt i en en-på-ett möte. Detaljer från denna och alla senare samtal ska dokumenteras. Rapporten behöver inte vara lång; några punkter som belyser de viktigaste frågorna är helt acceptabelt.
  2. Andra varning

    Denna fas gäller om prestanda eller uppförandeproblem som tas upp i den inledande fasen förvärras eller inte förbättras, i allmänhet genom en etablerad tidsram. Den rekommenderade praxis är för chefen att hålla ytterligare en-mot-ett möte med den anställde och följa denna muntliga varning med ett memo som stavar ut jobbprestanda områden som behöver förbättras.

    I detta skede i processen, måste chefen att göra den anställde medveten om hur hennes beteende påverkar verksamheten och vilka konsekvenser det får för att inte förbättra eller korrigera problemet. Chefen måste arbeta med den anställde att komma med en handlingsplan (skriven, om möjligt) som ger den anställde betong, mätbara mål och en tidsplan för att uppnå dem.

  3. Sista chansen varning

    Den näst sista etappen av disciplin, ibland dokumenterat i en prestandaförbättring planen (PIP), sker vanligen i form av en skriftlig disciplinär kommunikation från en högre chef. Dokumentet informerar den anställde att om jobbet prestanda eller arbetsplats uppförandeproblem fortsätter, kommer den anställde att bli föremål för uppsägning.

    Särskilt med en PIP, är mycket specifika prestanda korrigeringssteg anges, tillsammans med särskilda tidsfrister genom vilka åtgärder måste utföras. Vad du gör här är att använda PIP som ett verktyg för att hjälpa den anställde att få (eller återfå) en acceptabel nivå av prestanda - och anmäla den anställde att hans underlåtenhet att uppfylla denna standard kommer att leda till uppsägning.

    Om en facklig kontraktet gäller, detta steg också kan innebära en suspension, en obligatorisk ledighet, eller, möjligen, en degradering.

  4. Upphörande

    Uppsägning är den sista fasen i processen - steget tas när alla andra korrigerande eller disciplinära åtgärder har misslyckats med att lösa problemet.

Denna beskrivning av progressiva disciplinära åtgärder är en allmän riktlinje och är inte avsedd som en ersättning för juridiskt biträde.