Sortering enda kolumn Adresser

February 24

Alexander frågade om det fanns ett enkelt sätt att sortera enda kolumn adresser i Word, till exempel följande:

Jane R. Doe
1234 Anytown Road
Mapleton, AZ 85229

Fred Davis
5678 Main Street
Yorba Linda, CA 94123

Svaret beror på din definition av "lätt". Den mest mångsidiga långsiktiga lösningen är att överföra adresserna till någon form av en databas program, eller till och med till Excel. Du kan organisera och sortera till ditt hjärta innehåll i dessa program, och sedan helt enkelt slå ihop resultaten tillbaka till Word.

Om du har för avsikt att hålla adresserna i Word, då kan du sortera dem lätt, förutsatt några villkor är uppfyllda. Först och främst måste varje adress "block" (i brist på en bättre term) vara en enda punkt. Detta innebär att det måste finnas en manuell radbrytning (Shift + Enter) i slutet av varje rad i adressblocket, utom den sista. För det andra, är den enda plats på första raden där det kan finnas några vanliga utrymmen strax före början av efternamnet. För alla andra utrymmen (säg, mellan förnamnet och mellan initial eller mellan en titel och förnamn) bör du använda ett fast mellanslag.

Med data i gott skick, kan du nu sortera adresserna genom att följa dessa steg:

  1. Välj alla adresser som du vill sortera.
  2. Välj Sortera på menyn Tabell. Word visas Sortera dialogrutan Textruta. (Se figur 1.)

    Sortering enda kolumn Adresser

    Figur 1. Sortera Dialogrutan Textruta.

  3. Klicka på knappen Alternativ. Word visas Sortera dialogrutan Alternativ. (Se figur 2.)

    Sortering enda kolumn Adresser

    Figur 2. Sortera dialogrutan Alternativ.

  4. Se Övriga har valts och att den lilla rutan till höger om andra innehåller ett mellanslag.
  5. Klicka på OK.
  6. Använda Sortera efter list, välj alternativet Word 2. (Word anser allt fram till den första plats på varje första raden för att vara det första ordet, och sedan allt därefter att vara det andra ordet. Eftersom den enda plats på första raden i varje block är strax före efternamn, betyder det att du är instruerar Word att sortera efter efternamn.)
  7. Klicka på OK.

Dina adresser Nu sorteras korrekt.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1642) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Sortering enda kolumn adresser.