Skapa en mall som Stoppar Styles från att läggas till ett dokument

Dianne undrar om det finns ett sätt att skapa en mall som kommer att utesluta några nya stilar från att föras. Kunder klistra material med formatering och stilar i sina dokument, och som kan orsaka problem. Hon vill bygga en generisk mall som kommer att skapa ett dokument som kommer att låsa ut icke-mall stilar.

Detta problem har varit en som har plågat Word-användare i flera år (om inte årtionden). Du kan spendera en hel del tid att få din mall och formatmall precis som du vill ha det, så skicka det till någon annan bara för att ha det tillbaka med listan stil (och dokumentformatering) i den elektroniska motsvarigheten till spillror.

Det finns flera metoder som du kan vidta för att försöka rätta till situationen. Först kan du prova "ska du inte göra det" synsätt där du helt enkelt be andra att inte klistra något i ditt dokument. Eller, om de måste klistra något, be dem att använda en av de Klistra Speciella varianter som tillåter inklistring utan formatering.

Om du vill ha en mer kraftfull strategi, gör du så här:

  1. Ställ in din mall (inklusive stilar) som du önskar.
  2. Med mallen som laddats i Word, visa fliken Hem för bandet.
  3. Klicka på den lilla ikonen längst ned till höger i gruppen Format. Word visar Styles rutan på höger sida av skärmen.
  4. Längst ner i rutan Styles Klicka på Hantera format ikonen. (Om du inte kan lista ut vilken ikon som, muspekaren över varje ikon i sin tur tills du ser ToolTip "Hantera format.") Word visas Hantera format i dialogrutan.
  5. Se till att fliken Begränsa väljs. (Se figur 1.)

    Figur 1. Begränsa fliken i Hantera Styles dialogrutan.

  6. Från stilar som anges i dialogrutan skapa en markering uppsättning av dessa stilar du vill att användaren ska använda. (Skapa urvalet in genom att klicka en stil namn och sedan hålla ner Ctrl-tangenten medan du klickar på andra liknande namn.)
  7. Klicka på Limit Formatering till Tillåtna Styles kryssrutan.
  8. Klicka på OK.
  9. Spara din mall.

Teoretiskt kommer alla dokument som baseras på mallen begränsa vilka stilar användaren kan använda i sitt formatering. Vad är oklart är om detta omfattar även begränsa vilka stilar kan klistras in i dokumentet. Om du föredrar ett makroverk version av denna metod kan du använda makron detaljerade på följande blogg:

http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2010/01/27/programmatically-limiting-styles-in-word.aspx

Naturligtvis kan du skapa en uppsättning makron som skulle hindra människor från att klistra formaterad text i ett dokument. (Placera makron i mallen som dokumentet bygger och de skickas till dokumentet automatiskt Normal varning:. Om användaren inte aktivera makron, då detta tillvägagångssätt är nästan inget värde.)

Till exempel, är en metod för att förhindra att nya stilar från att läggas är att bestämma antalet stilar före och efter pasta. Om antalet har ökat, sedan ditt makro kan ångra pastan och ge användaren alternativen antingen klistra Urklipp som vanlig text eller avbryta. Denna metod kommer också förhindra stilar införs från tabeller och textrutor.

Det är viktigt att inse att det inte finns någon "allmän" paste händelse som kan fastna i VBA. Istället är det nödvändigt att anpassa flera av Word inbyggda kommandon. Följande ersätter fyra av dessa kommandon.

Sub EditPaste ()
Dim k As Long

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting
Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles
k = ActiveDocument.Styles.Count
Selection.Range.Paste
Om k <> ActiveDocument.Styles.Count Därefter
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Klistra misslyckades. Du försökte införa nya stilar."
End If
End Sub

Sub EditPasteSpecial ()
Dim k As Long
Dim lk As Boolean

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting
Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles
k = ActiveDocument.Styles.Count
Med dialogrutor (wdDialogEditPasteSpecial)
.Show
lk = .link
End Med
Om lk Då
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Du är inte tillåtet att klistra länkar"
Exit Sub
End If
Om k <> ActiveDocument.Styles.Count Därefter
ActiveDocument.Undo
Om MsgBox ("Du har försökt att införa nya stilar." & VbCrLf & _
"Vill du klistra in som vanlig text?", VbYesNo) = vbYes Sen _
Selection.Range.PasteSpecial datatyp: = wdPasteText
End If
End Sub

Sub PasteDestinationFormatting ()
Dim k As Long

k = ActiveDocument.Styles.Count
Selection.Range.Paste
Om k <> ActiveDocument.Styles.Count Därefter
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Klistra misslyckades. Du försökte införa nya stilar."
End If
End Sub

Sub PasteSourceFormatting ()
MsgBox "Du är inte tillåtet att klistra med källformatering"
End Sub

En annan icke-makro tillvägagångssätt är att ändra skyddet för dokumentet. Med mallen laddas i Word, så här:

  1. Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet.
  2. Klicka på Begränsa redigering verktyg i gruppen Skydda. Word visas Resrict Redigering rutan på höger sida av dokumentet.
  3. I Formatera Begränsningar området, välj Limit formatering till ett urval av Styles kryssrutan.
  4. Klicka på länken Inställningar, precis under kryssrutan. Word visas Formatering dialogrutan Begränsningar ruta. (Se figur 2.)

    Skapa en mall som Stoppar Styles från att läggas till ett dokument

    Figur 2. Formatera Dialogrutan Begränsningar ruta.

  5. Se till att listan över stilar speglar de som du vill att användaren kan använda.
  6. Justera kryssrutorna längst ned i dialogrutan, om så önskas.
  7. Klicka på OK. Word stänger Formatering dialogrutan Begränsningar ruta.
  8. Om de begränsningar du infört höjde vissa potentiella konflikter med stilar som används i dokumentet, frågar Word dig vad du vill göra. (Svar som du önskar.)
  9. Klicka på Ja, starta tvingande skydd. Word visar Start Verkställighet Protection dialogrutan.
  10. Ange ett lösenord för att skydda, om så önskas. (Du måste ange den två gånger.)
  11. Klicka på OK.
  12. Stäng Begränsa formatering och redigering åtgärdsfönstret.
  13. Spara din mall.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (12698) gäller Microsoft Word 2007, 2010, och 2013.

Relaterade artiklar