Undvika Vetenskapliga notation på File Import

December 15

Mark har en textfil som han rutinmässigt importerar in i en Excel-arbetsbok. Filen skapas av ett annat program, och en av kolumnerna i filen innehåller siffror, bokstaven "e" och sedan fler nummer. När du importerar filen till Excel, är kolumnen konverteras till grundpotens från Excel, i stället för att behandlas som text.

Chanserna är goda att filen du importerar-den som skapats av den andra program är en CSV-fil. Detta innebär att värdena i filen är "kommaseparerad" och lätt kan förstås av ett program som Excel. Om du öppnar en CSV-fil, Excel bara "gör det", utan att fråga mycket om de data som importeras. Det är där problemet skulle uppstå-Excel är att helt enkelt göra antagandet att problemet kolumnen innehåller numeriska värden i grundpotensform.

Lösningen är att få Excel för att fråga dig hur du vill att data importeras. Nyckeln till detta är att byta namn på filen du importerar. Ändra filens förlängning från CSV till något annat, till exempel DAT. När du sedan försöker öppna filen i Excel (starta Excel och sedan använda Öppna för att lokalisera och försöker öppna den nyligen omdöpta filen), startar guiden Importera. Den här guiden ger dig fullständig kontroll över hur Excel behandlar dina inkommande data.

De flesta av guiden är självförklarande. Du vill ägna särskild uppmärksamhet åt det tredje steget i guiden som låter dig ange datatyp för varje kolumn av importuppgifter. Standard datatyp för varje kolumn är "allmänt", vilket betyder att Excel försöker tolka data baserat på sina regelbundna pars rutiner. Istället vill du att hitta kolumnen som innehåller problemuppgifter och ange att kolumnen ska behandlas som text-exakt vad du vill.

Om du måste importera denna typ av fil regelbundet, kanske du vill skapa ett makro som gör import för dig. Allt du behöver göra är att använda makro spela in varje steg i guiden Importera. Du kan sedan spela upp makrot när du behöver importera filen igen.

ExcelTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Excel utbildning. Detta tips (2426) gäller för Microsoft Excel 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Excel (Excel 2007 och senare) här: Undvika Vetenskaplig notation på File Import.