Hur man väljer företagens effektivitet Projekt

March 24

Det finns ingen rätt svar på vilken företagens effektivitet projekt du ska tackla först i din organisation, men med tanke på följande kriterier kommer säkert bubbla ett projekt eller två upp till toppen av listan för effektiv affärsförändringar.

Mission kritiska

Ineffektivitet som sätter den framtida existensen av ditt företag i fara måste åtgärdas först. Om du inte kan göra löne nästa månad, alla ansträngningar måste vara på att hitta nya intäktskällor eller sätt att omedelbart skära kostnader.

Vissa verksamhetskritiska projekt är mindre tydliga än att ha för lite pengar i affärskontroll. Till exempel kan en ineffektivitet vara så frustrerande att en nyckel anställd (eller hela teamet) är redo att sluta över den. Lax journalföring, avsaknaden av en kontorschef, eller underlåtenhet att följa och uppmuntra utbildningstimmar kan lämna din organisation inför förlusten av erforderliga certifieringar eller styva böter från regelefterlevnad byråer. Den förestående nedläggningen av en aktuell leverantör måste åtgärdas innan ditt lager tär.

Lågt hängande frukt

Vissa projekt framstår som att ha korta tidsramar, stora vinster, och liten risk. Dessa är bra ställen att starta, eftersom gruppmedlemmarna får se relativt omedelbara resultat med en lägre chans att uppleva misslyckande deras första gången upp till bat.

Var noga med att bedöma ett projekts enkelhet med företagets normer och inte bara din egen magkänsla. Till exempel uppgradering alla företagets datorer låter för många människor som en lågt hängande frukt projekt. Efter allt, du kan gå till affären, köpa en ny bärbar dator, och vara igång (och glada om det) i ett par timmar.

Men uppgradera datorer över hela laget är inte så enkelt. Driftstopp är involverad i att inrätta flera maskiner på en gång, plus att du måste ta hänsyn till virusprogram, spåra numrerar programvarulicenser som ingen brytt sig om att skriva ner (så det finns en tre-veckors väntan period för att få nya nycklar från tillverkaren), synkronisering bokmärken, överföra filer, säkerställa kompatibilitet med befintliga system och mjukvarutitlar, och naturligtvis träna de mindre välbekanta medarbetare på det nya operativsystemet och potentiellt även hur man använder en något annorlunda tangentbord eller mus.

Puh. Om du inte jobbar på ett dataföretag (och ibland, även då), detta är faktiskt ett stort projekt som kräver noggrann planering.

Som en lös riktlinje, lågt hängande fruktprojekt är de som någon i laget har avlagt examen tidigare (kanske på ett annat företag).

Snabb slutförande

När de är på rätt planerat, vissa projekt har relativt få steg i snabb följd. Till exempel, för att anställa en ny medarbetare itu med ineffektivitet en kundtjänst olycklig eftersom de känner sig sträckt för tunt kan vara en enkel process i företag som anställer ofta. (Självklart, om du inte har en mänsklig institution resurser, detta projekt kan vara mycket långsammare - så du skulle inte kategorisera den som en "snabb" en.)

Human Resources inlägg en standardjobbmall till en uppsättning lista över anställa resurser, sedan vets de inkommande ansökningarna enligt fastställda kriterier, scheman intervjuer, och erbjuder den bästa kandidaten positionen.

Snabba projekt är ofta de med lösningar företaget har genomfört tidigare. Detta kan anställa 27 kundsupport, eller det kan lägga till ytterligare en artikel till en etablerad kunskapsbas eller hålla din 172 kund fokusgrupp.

Ibland är utmaningen att erkänna en ineffektivitet, och lösningen och resulte genomföra denna lösning är relativt enkla, särskilt om du har spelat in de förändringar och kan använda dem nu till din fördel.

Att få det överstökat

Den grundläggande förutsättningen för boken att äta det Frog av Brian Tracy är att om du måste göra något obehagligt - som äter en (förmodligen okryddad) groda - så ska du göra det först och få det ur vägen. Du kan tillämpa denna strategi till din lista över projekt genom att plocka den du och ditt team är minst ser fram emot att ta itu med (men som fortfarande behöver göras, så småningom) och tar den fram och mitt.

Ett projekt som är bra att komma ur vägen tidigare snarare än senare är varje lösning som innebär bränning anställda. De vet det kommer hela tiden du hålla skjuta upp det, och få anställda presterar sämre än de som vet att de är ut genom dörren ändå. De är också sannolikt att sluta innan du har chansen att avskeda dem eller förändra projekt milstolpe datum för att möta deras villkor i stället för din ursprungliga planen.

Största besparingarna

Kostnads ​​besparingspotentialen är den stereotypa standarddrivrutin för effektiviseringsprojekt. Och med goda skäl - onödiga utgifter är rent slöseri, och så länge du har noggrant granskats dem att kontrollera för oväntade biverkningar, ska du bli av med dem.

Om din organisation är kontanter spänns, är besparingar en naturlig metrisk varmed att bestämma projekt som är nästa på din tallrik.

Mest hög klagomål

Kanske ett projekt inte kommer att spara mest pengar och innebär inte någon kvalitetsförbättrande ny utrustning för tillverkning, men den underliggande ineffektiviteten är en sådan smärta i butt att ta bort det skulle skapa en hörbar suck av lättnad över en hel delning eller organisation. Välj att en.

Momentum är en underskattat tillgång. När du börjar med besparingsåtgärder, även om de kan vara i bästa intresse företaget som helhet, de flesta enskilda anställda tycker, "Great. Ingen höjer för mig i år, "och gå igenom hela proceduren för att avsluta projektet.

Om du har ett mål de är entusiastiska över, dock som kan förändra allt. Interspersing hårdare eller tråkiga effektivitetshöjande projekt med de som gör en påtaglig positiv inverkan på gruppmedlemmarnas liv är ett smart sätt att upprätthålla effektiviteten tåget.

Vinn över en vresig anställd

De säger det pipig hjulet får fett, och även om vi kanske inte tycker om det, är det ibland ett faktum. Otaliga affärsprojekt urspårade av en enda person som var fast besluten att stå emot förändringen, ständigt höja invändningar, vilket gör planeringsmöten drar förbi deras förväntade ändar, punktbelysning varje liten fel, och i allmänhet göra lagets liv obehagligt till den grad att även den mest entusiasme , engagerade medarbetare är nu med andra tankar. Projektets mål lät bra, visst, men inte om det innebär ständigt sätta upp med Carol.

Om du har en Carol på kontoret, kan du inte bara blunda och hoppas att hon går bort. Du kan inte heller försöka förutse henne varje invändning förväg - hon kommer alltid att hitta något. Istället lista ut vilken ineffektivitet plågar hennes liv mest, och överväga att flytta den till toppen av listan.

Det är viktigt att du inte gör något drag som kan göra "Carol" känna hennes jobb är i fara, eller hon kommer att förstärka denna mur hon har med stålstänger.