Vad du bör veta om Kontroll Communications för PMP Certification

November 7

Kontroll Communications säkerställer att kommunikations förvaltningsplanen är effektiv. Planen kommunikationshantering du bör veta om för PMP Certification kan utvecklas och uppdateras under hela projektet som nya intressenter in i projektet, är nya informationsbehov identifieras och kommunikationsbehov förändras.

Kontroll Communications. Övervakning och kontroll kommunikation under hela projektets livscykel för att se till att behoven hos projektets intressenter informations uppfylls.

Kontroll Communications: Ingångar

Som med alla större kontrollerande processer i ett kunskapsområde, börjar du med relevanta projektledning förvaltningselement, de faktiska resultaten, arbetsprestandadata och organisatoriska process tillgångar (Opas).

De delar av förvaltningsplanen som du kommer att använda projektet är kommunikations förvaltningsplanen och ledningen intressentplanen. Jämför informationen i dessa planer med kommunikation som faktiskt levererades samt tillhörande arbetsprestandadata, till exempel

  • När Informationen lämnades
  • Vem informationen levererades till
  • Ytterligare begäran om information
  • Synpunkter på informationen, aktualitet, eller medel

Projekt kommunikation inkluderar statusrapporter, resultatrapporter, prognoser, presentationer, uppdaterade projektdokument och projektledning förvaltningselement, lärdomar, korrespondens, minuter och så vidare.

Du får använda frågan loggen för att identifiera eventuella problem som måste kommuniceras. Till exempel kan sponsorn eller PMO vill bli meddelad om eventuella problem som har höga effekter eller skulle påverka viktiga intressenter negativt.

Kontroll Communications: Verktyg och tekniker

När man jämför resultaten av processen kommunikation, kan du engagera experter på möten för att hjälpa till att avgöra om processen fungerar effektivt - och om inte, hur man kan förbättra den. Ibland är det en fråga om att förändra hur informationen presenteras. Du kan använda informationshanteringssystem för att förbättra användbarheten och läsbar av information genom att sätta data i diagram, tabeller och grafiska format (t.ex. en instrumentbrädan eller story board).

Om effektiv kommunikation är en fråga, kan du kontrollera om någon av följande gemensamma kommunikations blockerare är den skyldige. Som ni kan väl intuitivt, kommunikations blockerare är saker folk gör som hämmar god kommunikation. Följande lista belyser gemensamma kommunikations blockerare tillsammans med ett exempel eller en kort förklaring.

  • Om du använder fel kommunikationsmedia: Du skulle inte skicka ett korrigerande åtgärder anmälan via e-post. Du skulle ha den typen av kommunikation i person, en-mot-en.
  • Göra felaktiga antaganden om din publik: Till exempel, ibland projektledare gör misstaget att anta att folk redan vet vad de vet. Om du lämnar ut vad du anser inledande informationen och endast behandla mer specifika frågor, kanske din publik inte förstår ditt budskap. Att ha en brist på samsyn leder till ineffektiv kommunikation.
  • En mottagare i ett område med mycket bakgrundsaktivitet: Bakgrunden aktivitet kan minska mottagarens förmåga att höra ditt meddelande eller fokusera på ditt meddelande eftersom hon är distraherad.
  • Undanhålla information: Ibland gruppmedlemmar hålla inne prestandaproblem eller utmaningar förrän det är för sent att göra något åt dem. Ett annat exempel är om din sponsor vet att en omorganisation kommer att påverka ditt projekt, men undanhåller den informationen, blockerar flödet av kommunikationen.
  • Ignorerar kulturella skillnader: Olika organisationer har olika kulturer med avseende att arbeta timmar, arbetets kvalitet, ansvar, och så vidare. Om du antar att en entreprenör har samma kultur som din organisation, kommer du att ha problem.
  • Stereotyper: Förutsatt att alla tekniska människor tänker på ett visst sätt eller att alla ledande befattningshavare kommer att agera på ett visst sätt minskar din förmåga att verkligen höra vad någon från en av dessa grupper säger.
  • Att ha förutfattade meningar om publiken: Liknar stereotyper, om du är på ett möte och du har förutfattade meningar om hur din publik kommer att bete sig, kan du missa ledtrådar om vad din publik tänker, eller du kanske inte leverera informationen publiken är intresserad i.
  • Visar känslor och reaktiv beteende: Del av att vara professionell är att inte låta dina känslor komma i vägen för din kommunikation. Kommunicera med en person som agerar känslomässigt är svårt.
  • Anställa selektiv lyssning: Selektiv lyssnande innebär att någon hört endast de delar av meddelandet han vill höra. Säg att du lägger fram en lägesrapport till din sponsor. Du hävdar att projektet är mestadels på banan, men det finns några problem med schemat. Sponsorn hör bara den delen om hur saker och ting är på rätt väg och ignorerar eller undviker information om schemaproblem.
  • Engagemang i maktspel: Fatta beslut och vidta åtgärder utifrån politisk vinning, eller försöker dominera en situation utifrån din makt, kan hämma öppen och ärlig kommunikation.
  • Management by memo: Det finns tillfällen då en e-post eller ett PM är lämpligt; men du kan inte hantera ett projekt via PM, och du kan inte leverera kritisk information via e-post. Du måste ha ansikte mot ansikte interaktion.
  • Skickar dubbla budskap: Ett exempel på ett blandat budskap är när en teammedlem säger hon förstår vad du vill, men hennes ansiktsuttryck verkar förvirrad, eller hon är oorganiserad och frågar samma frågor igen.

Kontroll Communications: Utgångar

Utgångarna från denna process är standardutgångar:

  • Arbetsprestandainformation: Information om effektiviteten i kommunikationsprocessen, såsom aktualitet rapporter, effektivitet presentationer, och så vidare.
  • Ändra förfrågningar: korrigerande eller förebyggande åtgärder som krävs för att få prestanda i linje med planen, eller att möta förändrade intressentinformationskrav.
  • Projektuppdateringar management planen: Kommunikations förvaltningsplanen är den mest sannolika dokument du kommer att uppdatera, även om hantering av intressenter planen kan också kräva updates.
  • Projektdokument uppdateringar: Prestandarapporter, prognoser och emissionsloggar är de mest sannolika dokument som behöver uppdateras.
  • Organisatoriska process tillgångar uppdateringar: All projektdokumentation, inklusive lärdomar, resultat av emissionsbeslutet, och korrigerande åtgärder.