Conduct Upphandlingar ingångar och utgångar på PMP Certification

October 25

Genomföra upphandlingar är där du se till att dina potentiella kunder har möjlighet att bjuda in rättvisa. För PMP Certification, se till att du vet de tre aspekter att genomföra upphandlingar:

  • Att skicka ut anbudshandlingar till kvalificerade säljare
  • De urvalskriterier källa till bud
  • Välja en säljare

Genomföra upphandlingar. Skaffa säljare svar, välja en säljare, och tilldela ett kontrakt.

Genomföra Upphandlingar: Ingångar

Din make-or-buy beslut samt information från utvalda projektdokument - såsom risken registret som innehåller riskrelaterade beslut kontrakts - är en utgångspunkt för att genomföra upphandlingar.

Ledningen upphandlingsplan ger information som leder budet och tilldelningsprocessen. För budprocessen identifieras de olika roller och ansvarsområden samt upphandlingsdokumenten som kommer att användas. Roller och ansvar kan inkludera

  • Vem förvaltar budgivaren konferenser
  • Vem sitter på urvalskommittén
  • Vem förhandlar med säljare
  • Vem har rätt att underteckna kontrakt
  • Begäran om Quote (RFQ)
  • Inbjudan för bud (IFB)
  • Request for Information (RFI)
  • Request for Proposal (RFP)

Upphandlingen redovisning av arbetet beskriver de varor eller tjänster som krävs i tillräcklig detalj så att presumtiva budgivare kan besluta om att bjuda.

Många gånger kommer den upphandlande avdelning eller inköpsavdelning har förteckningar över kvalificerade säljare eller säljare som har arbetat med organisationen. Denna information kan minska den tid du spenderar söker kvalificerade säljare, och det kan också styra dig tydligt av säljare som utförde dåligt i det förflutna.

Det finns vissa tillfällen då du inte behöver konkurrera om ett bud:

  • Enda källa: Det finns bara en leverantör på marknaden. Detta kan vara på grund av höga kostnader för inträde (t.ex. ett elbolag) eller för att en viss företag äger ett patent.
  • Enda källa: Du bestämmer dig för att arbeta med en viss entreprenör. Du kanske har haft en bra relation i det förflutna, kan han känna till din verksamhet, eller om du haft en liknande tävling på kort sikt förflutna. Om säljaren har specifika, unika kvalifikationer, kan du välja honom utan konkurrens också.

Enda källa. Ett tillstånd som kan föreligga när det bara finns en källa för en viss produkt, och köparen är alltså tvungen att upphandla av endast den källan.

Enda källa. Ett tillstånd som uppstår när det finns flera kvalificerade källor för en viss produkt, men köparen eller projektet väljer att göra en beställning från endast en säljare, vilket avstå möjligheten att hålla en tävling.

Efter budgivare svara på upphandlingsdokumenten, kommer du tillämpa käll urvalskriterier som du utvecklat i planeringsprocessen till säljaren förslagen.

Conduct Upphandlingar: Utgångar

Efter förhandlingar är avslutade, kan parterna underteckna ett avtal. En enkel köpet får dokumenteras på en inköpsorder (PO) eller en grundläggande beställningsavtal (BOA). Mer komplexa inköp kommer att ha kontrakt med flera komponenter och vara ganska komplicerade och tidskrävande. Följande är komponenter som du kan se i ett kontrakt:

  • Uttalande av arbetet (SOW)
  • Schema baslinje
  • Prestanda rapportering
  • Roller och ansvar
  • Kostnad, avgiftsstruktur och betalningsvillkor
  • Kriterier Produktacceptans
  • Garanti, begränsning av ansvar, och produktsupport
  • Försäkrings- och prestanda obligationskrav
  • Ändra begäran process
  • Uppsägning och alternativa tvistlösningsmekanismer

Den juridiska termen används för att indikera en rättsförhållande är intressegemenskap. Om du underteckna ett kontrakt med en säljare, du har kontrakt intressegemenskap. Men om säljaren tecknar avtal med en underleverantör, har du ingen laglig intressegemenskap med underleverantören.

Baserat på kontraktet, kan det bli förändringar och uppdateringar av annan dokumentation, t.ex.

  • Resurskalendrar: Du kanske måste lägga entreprenadverksamhet och justera timmarna av resurserna betal.
  • Ändra förfrågningar: Förändringar i arbetet, tillvägagångssätt och delar av planen projektledning kan kräva förändringar.
  • Projektledningsplan uppdateringar: Schemat baslinjen, kostnads ​​baslinjen, omfattning baslinjen, bemanningsplan och inköpshantering planen kan kräva uppdateringar.
  • Projektdokument: Krav dokumentation, den strategi registret intressenter och hantering av intressenter, och risken register kan kräva uppdateringar.