Vilka är de bästa tipsen för Help Desk Management?

October 25

Hantera en helpdesk är en viktig funktion i många olika typer av organisationer. Företag, högskola och universitet, och även kommunerna alla använder sig av hjälpcentraler för att hjälpa kunder och andra med en mängd olika frågor och funderingar. För att bedriva en effektiv helpdesk management, chefer måste föregå med gott exempel när det gäller god kommunikation, framkalla respekt för alla inblandade, och se till att alla helpdesk personal är ordentligt utbildade och up-to-date när det gäller information och förfaranden.

En av de första saker att tänka på med helpdesk management är behovet av att främja en effektiv kommunikation på alla nivåer i skrivbordet operationen. Detta innebär att chefer och supportpersonal måste kunna kommunicera på ett sätt som är kortfattad och tydlig, vilket bidrar till att minska risken för missförstånd som kan undergräva funktionen av skrivbordet och har en negativ inverkan på möjligheten av skrivbordet att ge kompetent assistent till andra. Här måste chefen leda i termer av att använda fasta kommunikationsstrategier som håller personalen informerad och utrustad för att hjälpa alla som söker hjälp.

Tillsammans med fasta interna kommunikationen, helpdesk management innebär också medhjälp helpdesk personal i att utveckla färdigheter som gör det lättare att kommunicera med kunder. Detta innebär att aktivt utbilda personal inte bara i termer av vilken typ av information att dosera men också hur man förmedla den informationen med hjälp av ordflöde som kunderna kan förstå. Samtidigt, är att se personal utbildas i hur man lyssnar effektivt till kunder, ställa klargörande frågor och allmänhet arbetar med kunder för att identifiera exakt vad som behövs innan du försöker svara är mycket viktigt. Slutresultatet är en klient som känner sig hörd, ett element som kan gå långt för att desarmera en negativ situation och hålla relationen med kunden positivt.

Helpdesk hantering innebär att man tar sig tid att göra utvärderingar av prestanda med anställda på en regelbunden basis. När det används på bästa sätt, är detta en tid för att både chefen och den anställde att identifiera styrkeområden samt områden där förbättringar kan göras som i sin tur bidrar till att göra helpdesk effektivare. Fokus i utvärderingarna är inte bara på kompetens för den anställde men också en möjlighet för de anställda att komma med förslag om hur man kan förbättra helpdesk-funktion. Medan de anställda ska alltid välkommen att föreslå nya idéer till chefer, införliva denna möjlighet i slutet av utvärderingen kan ofta ge några effektiva idéer och även förstärka den anställde att han eller hon är en viktig del av laget.

Stöd till laget är också en viktig aspekt av helpdesk management. Personalen måste känna förtroende för att chefen kommer att vara där för att erbjuda hjälp i händelse av något inträffar som är utanför ramen för den employeeâ € s utbildning eller erfarenhet. När anställda har förtroende för förmågan hos chefen för att stödja dem genom något, är känslan av att vara ett team förbättras, och i slutändan tjänar alla på bästa sätt.

Effektiv helpdesk management innebär också att se till att alla anslutna med skrivbordet behandlas med respekt. Hantera personal på ett sätt som erkänner deras bidrag samtidigt som de arbetar med dem att göra skrivbordet fungera mer effektivt är av största vikt. Genom att erkänna värdet av alla helpdesk personal, vilket gör att alla är up-to-date i policyer och rutiner, samt vara beredd att hjälpa de anställda med svåra situationer, kommer processen att helpdesk management gå smidigt, vilket gynnar alla inblandade.

  • Främjande utmärkt kommunikation är viktiga för att hantera en helpdesk.