Säkerställa Standard Enheter Under Data Entry

January 26

Sharon har ett kalkylblad som hon använder för att spela in avstånd. Flera personer mata in data i kalkylbladet och en del anger avståndet i miles (t.ex. 15 m) och andra anger avståndet i kilometer (t.ex. 28 Km). Sharon undrar om det finns en formel som hon kan använda för att konvertera det som placeras i cellen i kilometer så att alla svar är desamma?

Det finns formler som du kan använda för att göra konverteringen, men innan du hämtar till dem att det skulle vara en bra idé att fundera på hur du sätter din kalkylblad tillsammans. Ur datahantering synpunkt är det inte en bra idé att låta folk att ange enheter i samma cell som värdet posten. Problemet är att du aldrig kommer att kunna fälla alla möjliga användar misstag och stavfel. Till exempel kan någon gå in 15 miles som en av följande:. 15 miles, 15 mil, 15miles, 15mi, 15nile, 15 ni, 15 mu, 15mi, 15mi, inträffar etc. Samma problem med km posten.

En bra idé är att dela upp värdet från enheter beteckningen. Till exempel kan du tillåta någon att sätta ett värde i cell B4 och sedan i cell C4 de kunde komma in en beteckning om huruvida värdet representerar miles eller kilometer. Du kan använda datavalidering på cellen för att begränsa acceptabla alternativ för deras inträde. Resultatet är en mer "skottsäker" metod för inmatning av data.

Med detta sagt, låt oss undersöka några idéer för att göra dina data konvertering. Excel innehåller en cool KONVERTERA funktion som gör att du kan, konstigt nog, utföra datakonverteringar från ett måttsystem till ett annat. Den KONVERTERA Funktionen är inbyggd i Excel 2007, men ingår som en del av Analysis ToolPak i tidigare versioner av programmet. Formeln för att konvertera från miles till kilometer skulle vara följande:

= KONVERTERA (B4, "mi", "km")

Om du vill veta alla måttenheter som du kan ange med konverteringsfunktion, bör Excels hjälpsystem vara upp till uppgiften.

Om du använder cell C4 för att ange en måttenhet (antingen "mi" eller "km"), då följande formel kan användas för att alltid se till att oavsett var in i cell B4 uttrycktes i kilometer:

IF (C4 = "mi", CONVERT (B4, "mi", "Km"), B4)

Om du inte har möjlighet att dela upp måttenheterna i en annan cell, då är du kvar att försöka göra några datakonvertering på vad som angetts. Det viktiga att komma ihåg är att vad som än skrivs in behandlas av Excel som ett textvärde, eftersom det innehåller icke-numeriska tecken.

Låt oss anta för en sekund att någon kommer in i cell B4 värdet "5 km" utan citattecken. Du måste använda en formel för att skala bort de icke-numeriska tecken

= OM (HÖGER (BYT.UT (B4, "", ""), 2) = "mi", CONVERT (VÄRDE (
VÄNSTER (B4, LEN (B4) -2)), "mi", "km"), VALUE (VÄNSTER (B4, LEN (B4) -2)))

Formeln ser på värdet i cell B4 och specifikt undersöker de två längst till höger tecken, efter några mellanslag i cellen har tagits bort. Om dessa två karaktärer är "mi" (utan citattecken, naturligtvis) sedan KONVERTERA funktion används för att göra en konvertering på den numeriska delen av cellen. Om de två längst till höger tecken är något annat än "mi" då formel returnerar helt enkelt den numeriska delen av cellen utan någon förändring.

ExcelTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Excel utbildning. Detta tips (7608) gäller för Microsoft Excel 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Excel (Excel 2007 och senare) här: Säkerställa Standard Units Under Data Entry.