Hur man planerar en framgångsrik Efficiency Project

June 25

För att öka produktiviteten eller minska avfall i ditt företag eller din organisation, måste du planera noga för en effektivitetsprojekt. För att gå vidare på ett effektivt och så småningom komma fram till projektets uttalade mål, behöver du en plan för tydlig kommunikation i teamet, upprätthålla produkt / tjänst kvalitet, och mäta framgång.

Upprätta kommunikation

Med den mångfald av publik som kommer att leta efter information om ditt projekt och matrisen med data som du kommer att samla in, är det viktigt att du förbereder ett projekt Communications förvaltningsplan för att undvika dubbelarbete och för att se till att ingenting och ingen faller igenom sprickorna.

På ett minimum, bör din plan ange följande för alla projektkommunikation:

  • Målgrupp: De människor vars uppgifter behov tillgodoses genom projektet kommunikationen. Detta kan vara laget som helhet, en underkommitté, högsta ledningen, eller externa användare.
  • Informationsbehov: Den information som målgruppen vill ha och / eller behov.
  • Informationsutbyte aktivitet: Den specifika typen av informationsutbyte verksamhet som ska användas för att överföra information till målgruppen (skriftliga rapporter, presentationer och möten, till exempel).
  • Innehåll: De särskilda uppgifter som ska delas i projektkommunikation.
  • Frekvens: När informationsutbyte aktivitet inträffar (kan antingen regelbundet-schemalagda eller ad hoc)
  • Datainsamling: Hur och när data för rapporten samlas

Säkerställa produkternas kvalitet

Leverera en enda slutprodukt betyder inte mycket om du i slutändan behöver en miljon exemplar och du var tvungen att skapa 99 defekta versioner för att komma till den enda önskvärda en. Din projektplan måste ange vilken nivå av kvalitet på slutprodukten måste uppfylla. Du kan uttrycka detta i termer av Six Sigma ("den nya tillverkningsprocessen måste arbeta vid fem sigma") eller i andra konkreta termer.

I ett CRM konvertering exempel innehåller det önskade slutresultatet importera alla gamla systemdata till den nya CRM. Eftersom det gamla systemet hade egna fält som inte alltid används på ett enhetligt sätt, är en del manuellt arbete som krävs för att läsa och process som tvivelaktiga uppgifter.

Ange om du bryr dig om att importera dessa data alls, eller om det är ett absolut krav för verksamheten till port 100 procent av dessa uppgifter, bidrar till att avgöra vilka resurser som behövs och när projektet är helt komplett.

Konstruera en publik lista

Ett projekt publik är en person eller grupp som stöder, påverkas av, eller är intresserad av ditt projekt. Din projektets målgrupp kan vara i eller utanför organisationen, och att veta vilka de är hjälper dig att planera om, när och hur att engagera dem.

En projekt publik lista är ett levande dokument. Du måste börja utveckla din lista så fort du börjar tänka på ditt projekt. Skriv ner några namn som uppstår till dig; när du diskutera ditt projekt med andra människor, fråga dem som de tror kan påverkas av eller är intresserade av ditt projekt.

Föreslagna publikkategorier innefattar högsta ledningen; beställare, projektledare, slutanvändare, medarbetare, grupper som normalt är involverade, grupper som behövs just för detta projekt, kunder, medarbetare, leverantörer, leverantörer, entreprenörer, myndigheter, professionella organisationer och allmänheten.

När du har skrivit ett par publiklistor, kan du skapa en inre mall som innehåller de kategorier av listmedlemmar och även pre-listor med specifika namn. I framtiden kan du börja med den här listan mall istället för att behöva börja om från början. Inte bara detta spara tid, men det garanterar att du inte kommer att glömma vissa nyckelroller och namn, eftersom de redan är på listan!