Att handskas med text Längd Gränsvärden och Autofilter listrutorna

August 29

Alan använder ofta Excel för att organisera textbaserad information. Han använder Auto verktyg för att visa data med gemensamma element. Han märkte att celler med mer än 254 tecken visas inte i Autofilter list checklista området. Som många av hans arbetsblad har celler med teckenantal över 254, begränsningen innebär att han inte kan se alla relevanta data med Autofilter. (Alan vet att han kan använda textfiltret alternativet att få de resultat han vill.) Han undrar om 254-tecken på vad som visas i listrutan Autofilter är en inneboende begränsning av Excel eller om det är något som kan vara gjort för att orsaka dessa celler som ska visas i rullgardins.

Det framgår att 254-tecken är inbyggd i Excel. Medan antalet objekt som kan visas i listrutan har ökat under de senaste flera versioner (den är nu inställd på 10.000 artiklar), är längden på dessa enskilda artiklar fortfarande begränsad till 254 tecken.

Hur då att komma runt denna begränsning? Den enda potentiella lösning som jag kunde komma på är att använda en separat kolumn som drar ut den unika informationen i en cell och sedan kan du filtrera på den kolumnen. Till exempel skulle formeln i cellen titta på längden på texten i den ursprungliga cellen, och om det är mer än 254 tecken och dessa 254 tecken är samma som de 254 tecken i nästa eller föregående cellen, då det drar de kommande 254 tecken i cellen. Om de inte är samma sak, då formeln drar de första 254 tecken från cellen.

Logiken bakom detta tillvägagångssätt är att om texten i ett cellområde har de första 254 tecknen i alla fall, då dessa 254 tecken är av ringa värde för att skilja innehållet i en cell från en annan. Genom att dra 254 tecken som är mer lämpade för att differentiera cellinnehållet, då kan du filtrera cellerna mer meningsfullt.

Självklart, om den information du arbetar med i Excel dras från en extern källa (t.ex. en databas), så du kanske vill överväga att ändra hur data genereras eller dras så att en mer begränsad (och meningsfull) textsträng bearbetas med. Till exempel kan du ändra rutiner som används för att generera data så att gemensamma prefix elimineras eller vanliga fraser ersätts med förkortningar av något slag.

ExcelTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Excel utbildning. Detta tips (13164) gäller Microsoft Excel 2007, 2010, och 2013.