Kontroll Intressentförlovnings Verktyg, tekniker och utgångar du bör veta för PMP intyg

January 7

För PMP Certification, kommer du att förväntas spendera tid identifiera dina intressenter och bestämma hur de kan stödja det goda i projektet. En Power / Support rutnät för att analysera intressenternas medverkan kan vara ett praktiskt verktyg i denna process.

Kontroll Intressent Engagement: Verktyg och tekniker

Ett annat exempel som visar hur intressenter kan styras involverar stadsinspektör. I följande scenario, kommer du att se hur en stakeholderâ € s engagemang (staden inspektören) har en potential att påverka projektet och även hur projektgruppen använder informationshanteringssystem, expertbedömning, och möten.

Inspector fråga och påverkan

Den 8 november var följande fråga in i frågan loggen:

Rick Johnson är ny byggnad inspektör; Han anställdes av staden på Oktober 10. Han är planerad att göra sin inspektion på daghem den 1 december.

På lokal builderâ € s föreningsmöte, generalentreprenören för daghem hört att Rick inte har godkänt byggnader som int € t har sin dokumentation komplett och indexeras per instruktionerna Rick skickade 10 dagar före hans besök. Detta har orsakat en försening i godkännandet för flera byggnader i staden.

Snabbspola framåt två dagar till november 10. Du har inte fått begäran dokumentation från Rick, och entreprenörerna fungerar inte vecka Thanksgiving.

Du möter med generalentreprenören, flera av underleverantörer, och faciliteter manager för att bedöma effekten och sedan brainstorma lösningar. Gruppen bestämmer följande konsekvenser:

  • Omfattning påverkan: Det kan finnas ytterligare oplanerade arbete för att tillhandahålla all dokumentation i ett visst presentationsstil.
  • Arbetstider påverkan: Om inspektören doesnâ € t signera på barnomsorg utbyggnaden den 1 december, kommer det att orsaka en dag-för-dag slip i schemat. Den daghem kan öppna sent, speciellt med sportlov minska antalet arbetstimmar i månaden.
  • Kostnad påverkan: Om entreprenörerna är villiga att arbeta övertid i december för att få det pappersarbete och dokumentation indexeras korrekt, kommer det att leda till ett schema överskridande.

Gruppen bestämmer sig för att rådgöra med JJ Shoals, en entreprenör som klarat staden inspektion, för att minimera risken att inte passera inspektionen. De satte upp ett möte med JJ tre dagar senare och utveckla en arbetsplan för att samla, organisera och presentera informationen i det format som arbetade för JJ tidigare.

Håll produktiva möten

Möten är en vanlig metod för att dela kommunikation och engagera intressenter i projekt. Projektledare spenderar betydande tids ledande möten. Vissa är informella möten där några gruppmedlemmar, vissa är projektgruppmöten, och vissa är formella presentationer för ledning och andra viktiga intressenter. Några av de viktigaste riktlinjerna för effektiva möten är

  • Har möten endast när det behövs.
  • Gör syftet med varje möte klart.
  • Förbered, distribuera och följa en agenda.
  • Se till att rätt personer är på mötet och även att endast personer som behöver vara närvarande inbjuds.
  • Uppmuntra deltagande.
  • Hantera konflikter om och när den inträffar.
  • Emissions minuter.
  • Uppföljning av åtgärdspunkter.

När distribuera information, kan du använda papperskopia eller elektronisk information. Du kan trycka ut den information kan du ha folk drar det som behövs, eller så kan du leverera interaktivt.

Kontroll Intressent Engagement: Utgångar

Utsignalerna från denna process är liknande till utgångarna från Kontroll Communications processen:

  • Arbetsprestandainformation: Information om effektiviteten i intressenternas engagemang processen, såsom nivån för stöd och deltagande i projektet.
  • Ändra förfrågningar: korrigerande eller förebyggande åtgärder som behövs för att engagemang i linje med planen, eller för att möta förändrade intressentengagemang nivåer.
  • Projektledningsplan uppdateringar: Ledningen intressentplan är den mest sannolika dokument du kommer att uppdatera, även om kommunikations förvaltningsplanen och planer de mänskliga resursförvaltning kan också kräva updates.
  • Projektdokument uppdateringar. Register och utfärda Intressent loggar är de mest sannolika dokument som behöver uppdateras.
  • Organisatoriska process tillgångar uppdateringar: All projektdokumentation, inklusive lärdomar, resultat av emissionsbeslutet, och korrigerande åtgärder.