Hur man förbereder din Ideella bokslut och genomföra en revision

September 11

Budgetar och kassaflödesanalyser förutspå din ideell organisation ekonomiska framtid. Men du måste också se över varje år årliga intäkter och kostnader i en balansräkning. När din ideell organisation är liten och mager, kan din personal eller bokhållare upprätta sina finansiella rapporter. Som det växer och blir mer komplex, kommer du sannolikt anlita en extern revisor för att förbereda och granska sina finansiella rapporter.

Hur man förbereder bokslut

Om en budget är ett dokument om framtiden, berättar en balansräkning berättelsen om organisationens förflutna. Ideella organisationer håller och ser över sina finansiella poster under hela året, och de förbereda en redovisning minst en gång om året, i slutet av verksamhetsåret. Många organisationer förbereder även månads- eller kvartals "pågående" versioner av sina årsbokslut.

Även god ideell bokföringsprogram kan organisera din ekonomiska information för dig, förbereda och tolka bokslut är ett speciellt område av expertis. Många ideella organisationer söka utanför professionell hjälp för denna viktiga uppgift. Om du väljer att laga din egen årsredovisning, kanske du vill hyra en revisor vid årets slut att granska dem för noggrannhet.

Informationen i din årliga boksluts Liknar (men kanske inte identisk med) den 990-EZ eller 990 finansiella rapport som organisationen kan krävas för att årligen till IRS. Du kommer också att inkludera din redovisning i din bräda orienteringspaket och med ansökningar om finansiering. Vissa organisationer publicera den i en årlig rapport.

Värdet av en revision

Vid årets slut kan din organisation vara skyldig att, eller kan välja att få sina böcker som granskats av en auktoriserad revisor (CPA) eller företag. Denna tjänst innebär en formell undersökning av organisationens policy och system för att hantera sin ekonomi, en översyn av företagets finansiella rapporter, och kommentarer om riktigheten i dessa uttalanden.

Revisorn får avge ett uttalande utan reservation, vilket innebär att de uttalanden verkar vara korrekt. I "revisor prata," revisorn inte hittar en väsentlig felaktighet - falsk eller saknad information. Om revisorerna har rekommendationer för att göra om hur pengarna förvaltas och hur finanserna registreras och rapporteras, kan de utfärda en revisionsskrivelse till styrelsen om hur organisationen kan förbättra sina rutiner.

Till exempel kan revisorerna säger styrelsen att organisationen inte alltid hade samla kvitton i original före skriva kontroller för att ersätta personal; att personalen resekostnader ökat dramatiskt utan denna ökning har godkänts av styrelsen (och registreras i styrelseprotokoll); eller att organisationens medarbetare är skyldiga så många semester timmar att organisationens arbete skulle kunna äventyras om alla skulle ta hans eller hennes välförtjänt semester.

Även om vissa ideella organisationer ser på ett revisionsskrivelse som utskällning, är dess punkt att hjälpa organisationer skydda deras finansiella hälsa genom att stärka sin politik och bokföring.

Om du hyr en CPA att genomföra din revision eller ekonomisk översyn, se till att personen har kunskap om eller expertis inom ideella organisationer. Ideellt använda vissa redovisningsmässigt och bokföringsmetoder som skiljer sig från vinstdrivande företag.

Behöver du en revision?

När behöver du att genomföra en revision? Använd följande riktlinjer för att hjälpa dig att avgöra detta.

  • Många stater kräver ideella som får bidrag under ett visst belopp för att genomföra revisioner. Detta varierar från staten. Kontrollera med kontoret som reglerar ideella i ditt tillstånd (oftast justitiekanslern kontor) för att se om det har specifika riktlinjer för granskning.
  • Ideellt som direkt spendera $ 500.000 eller mer i federala medel i ett räkenskapsår är skyldiga att göra en OMB A-133 granskning - som brukar kallas en samordnad granskning Den har ett fint namn eftersom den är baserad på Office of Management and Budget Cirkulär A-133. . Det tar ett särskilt nära titt på hur statliga medel spåras inom organisationen och om organisationen uppfyller federala lagar och förordningar.
  • Några andra typer av statliga program kräver också revisioner av särskilda bidrag eller kontrakt. Andra finansiärer kan också kräva reviderade uttalanden från de sökande.

Även om det inte krävs, kan din styrelse besluta att det är en bra idé att ha en utomstående CPA granska räkenskaperna. Om du gör det ger trygghet att de finansiella systemen är friska och organisationen arbetar med korrekt finansiell information.

Om din organisation är skyldig att ha en revision, bör din styrelse bildar en revisionskommitté. Styrelsen ordförande, styrelse kassör, ​​och betalda personal får inte tjänstgöra i denna kommitté, dock. Utskottet väljer revisionsbolaget, recensioner ett utkast av revisionen och eventuella rekommendationer från revisorerna, och vid behov, undersöker alla förfaranden som ska ändras.

Även din organisation kan lära sig mycket av en revision, är det praxis inte är lämpligt eller nödvändigt för varje ideell. Processen är dyr och tidskrävande. En mindre dyrt alternativ är att ha en CPA företag ger en formaliserad sammanställning eller finansiell översyn av årsbesked.

Mindre ideella organisationer går ofta denna väg att skära ned på kostnaderna men ändå ge en viss nivå av komfort och garantier till finansiärer att organisationen har en lämplig nivå av finansiella rutiner och kontroller på plats.

Många ideella organisationer undrar om de ska söka pro bono revisioner från revisionsbyråer eller be en styrelseledamot firma för att granska sina böcker. En pro bono revision är en dålig idé, och be en styrelseledamot för hjälp är en mycket dålig idé. En revision bör förberedas oberoende av organisationens personal och styrelse. Det förlorar sitt värde som opartisk, utanför validering när tillhandahålls som en gåva.