Att sätta Fet Ord i ett index

May 3

Mori har ett dokument som har "nyckelord" som anges i fetstil. Han vill skapa ett index som innehåller dessa sökord. Mori undrar om det finns ett sätt att automatiskt markera alla djärva fraser så att de kommer att visas i ett index.

Det finns ett par olika sätt du kan närma sig denna uppgift. Kanske det enklaste sättet är att dra nytta av Word Automark förmåga att skapa dina indexposter. Tricket är att få dina ord-de som du vill till ett index-i sin egen fil. Här är ett enkelt sätt att göra det:

  1. Öppna dokumentet som du vill indexet.
  2. Skapa ett nytt, tomt dokument.
  3. Byt tillbaka till din källdokument (den som du vill index).
  4. Tryck på Ctrl + F. Word visas fliken Sök i Sök och ersätt dialogrutan. (Se figur 1.)

    Att sätta Fet Ord i ett index

    Figur 1. fliken Sök i Sök och ersätt dialogrutan.

  5. Se till att rutan Sök är tom och att insättningspunkten är i den.
  6. Tryck på Ctrl + B. Ord betyder att du vill hitta fetstil.
  7. Välj Markera alla artiklar kryssrutan hittades.
  8. Klicka på Sök alla. Ordet belyser alla ord i dokumentet som är fet.
  9. Tryck på Ctrl + C. Alla ord kopieras till Urklipp.
  10. Växla till tomt dokument.
  11. Tryck på Ctrl + V. Alla ord är nu i tidigare tomt dokument, ett ord per rad.

Med orden i deras eget dokument, kan du enkelt sortera dem och leta efter några dubbletter. Bli av med dubbletter så att du har en lista med unika ord och fraser, en per rad. Du måste sedan omvandla ord till en tabell; bara markera dem, visa fliken Infoga i menyfliks och välj Bord | Konvertera text till tabell. Vad du bör sluta med en tabell som har en enda kolumn med dina ord och fraser i den kolumnen. (Om du hamnar med flera kolumner, kan du ångra omvandlingen och leta efter några Tab tecken i listan över ord och fraser. Om du hittar dem, ta bort dem, eftersom de utlöser omvandlingen att lägga en annan kolumn.)

Med alla dina ord och fraser i en enda kolumn, lägga till en andra kolumnen precis till höger om den första. För Automark funktionen ska fungera bäst behöver den första kolumnen ska innehålla de ord eller fraser som du vill markerade i dokumentet och den andra kolumnen behöver innehålla hur du vill att dessa ord och fraser för att visas i indexet.

Till exempel kanske du har flera varianter av samma fras i den första kolumnen, till exempel "stämde resultat", "avprickning resultat", "stämde svar," och "avprickning svar." Om du vill att var och en av dessa ska visas i indexet under frasen "avprickning resultat", då skulle du placera den frasen till höger om varje av de ursprungliga fraser. Om du vill att ordet eller frasen i den vänstra kolumnen vara samma ord eller fras som används i indexet, sedan bara kopiera den från den vänstra kolumnen till den högra kolumnen.

När du är klar med din lista, spara dokumentet. Du kan sedan använda det som du skapat till Automark originaldokumentet, på detta sätt:

  1. Visa fliken Referenser i bandet.
  2. Klicka på Infoga Index verktyget. Word visar fliken Index i dialogrutan Index ruta. (Se figur 2.)

    Att sätta Fet Ord i ett index

    Figur 2. Fliken Index för index dialogrutan.

  3. Klicka på Automark knappen. Word visas Open Index Automark dialogrutan File ruta.
  4. Använd kontrollerna i dialogrutan för att välja den fil som innehåller din lista med sökord och fraser.
  5. Klicka på Öppna.

Det var allt. Word använder din lista över ord som "färdplan" till vad det borde markera i dokumentet. När Automark funktionen är klar kan du sedan skapa ditt index som du önskar.

Om du vill kan du använda ett makro för att markera alla indexposter i dokumentet, baserat på om texten är fet eller inte. I följande exempel söker helt enkelt genom ett dokument för någon fet text. Om den hittar den texten, då är det infogar en indexpost där.

Sub InsertingIndexEntries ()
Application.ScreenUpdating = False

"Gå till första sidan i dokumentet
Selection.HomeKey wdStory, wdMove

"Ställ in Sök och ersätt funktion
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
Med Selection.Find
.Text = ""
.Replacement.Text = ""
.forward = Sant
.Wrap = WdFindContinue
.Format = True
.MatchWildcards = False
.Font.Bold = True
End Med

"Hittar fetstil och infogar en indexpost.
Göra
Selection.Find.Execute
Om Selection.Find.Found Sedan
"Kontrollerar om indexfältet valdes
"Detta sker om det inte innehåller några poster
Om ucase (Selection.Range.Text) <> "inget index funna." Sedan
"Infoga en indexpost och använda text i
"Det markerade området som ingångsnamnet
ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _
Range: = Selection.Range, _
Entry: = Selection.Range.Text, _
EntryAutoText: = Selection.Range.Text, _
Korsreferens: = "", _
CrossReferenceAutoText: = "", _
BookmarkName: = "", _
Fet: = False, _
Italic: = False, _
Läsning: = ""
"Flytta tidigare text som hittades och den nya indexpost
Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend
Selection.Collapse wdCollapseEnd
End If
End If
Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True
Application.ScreenRefresh
End Sub

Kom ihåg att detta makrot finner all fet text i dokumentet, inklusive (eventuellt) platser kan du inte förvänta dig. Till exempel, om du har några rubriker som är formaterade som fet, dessa nummer kommer att markeras för indexet, liksom. Vidare, om du kör makrot mer än en gång, kan du sluta med flera indexposter för varje fetstil fras eller ett ord. Om du behöver köra det mer än en gång, bli av med de befintliga indexfält innan du kör det igen.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (10438) gäller Microsoft Word 2007 och 2010. Du kan hitta en version av detta tips för den äldre menygränssnittet Word här: Att sätta djärva ord i en Index.