Skapa en rapport med Crystal Reports 10

October 4

När du startar Crystal Reports 10, allmänt du vill göra en av tre saker: att skapa en rapport, ändra en rapport, eller köra en rapport mot data i din databas. Rapporter tar data från en databas, bearbeta den, formatera den, och sedan utgång till en skrivare, datorskärm eller webbplats.

Crystal Reports kommer med en exempeldatabas som du kan använda för att öva. Det är en Microsoft Access-databas för ett fiktivt företag som heter Xtreme mountainbikes Inc.

Den xtreme.mdb Databasen innehåller ett antal databastabeller som är representativa för tabellerna en riktig cykel Tillverkaren kan upprätthålla. Tabellerna är fyllda med exempeldata som du kan manipulera och visa med Crystal Reports. Du kan använda dessa exempeldata som grund för din första rapport.

För att skapa en rapport, måste du veta några saker:

  • Vilka tabeller i databasen innehåller de data du vill
  • Vilka data objekt du vill ha i dessa tabeller
  • Vilka manipulationer av data måste utföras för att ge dig den information du vill
  • Hur du vill att din rapport som ska formateras
  • Huruvida användarna av din rapport hämta det från en svart-vit skrivare, en färgskrivare, en lokal datorskärm eller en webbplats

Vid tillämpningen av denna introduktion (och för tillfället), tänk att du redan vet alla dessa saker.

Starta Crystal Reports 10

Du har förmodligen valt Crystal Reports för att du har en databas som innehåller information som är viktig för dig. Med all sannolikhet data i databasen förändras med tiden, och man vill kunna hänga med sin nuvarande status. Du kan hämta den information du vill genom att göra SQL-frågor, men det skulle vara för mycket som arbete. Det är mycket bättre att skapa en rapport med Crystal Reports, och sedan köra rapporten när du vill ha det senaste status information av intresse. Du måste skapa rapporten bara en gång, men du kan köra det många gånger, att få de senaste resultaten med varje efterföljande körning. Du behöver inte lära sig SQL eller någon annan metod för att dra uppgifter ur databaser. Rapporter som skapats med Crystal Reports är lätta att bygga, lätt att läsa och lätt att förstå. Vad kunde vara bättre?

Det första steget för att skapa en rapport är att lansera Crystal Reports från Windows Start-menyn. När du gör, Crystal Reports huvudfönster visas med dialogrutan som välkomnar dig till Crystal Reports.

Du är inbjuden att välja mellan tre alternativ. Du kan skapa en Crystal Reports dokument med rapportguiden eller genom att starta med en tom rapport. Alternativt kan du öppna en rapport som redan finns, antingen för att ändra det eller att köra den.

Även Rapportguiden kan vara ett tids- och arbetsbesparing, det gör det begränsa formen av rapporten. Så här kapitlet tar dig direkt till punkt och visar dig hur du skapar en rapport på ditt sätt, med början från en tom rapport istället för att använda rapportguiden.

Använda Blank Report Option

För att skapa en rapport från grunden, med början den tomma rapporten alternativet, så här:

1. Starta Crystal Reports.

Den Välkommen till Crystal Reports dialogrutan visas.

2. Välj Som Blank rapport alternativ och klicka sedan på OK.

Databas Expert dialogruta visas, som visar möjliga platser för att hitta källan till dina uppgifter.

3. I tillgängliga datakällor fönstret klickar du på plustecknet till vänster om mappen Skapa ny anslutning för att expandera den.

Detta är den mapp du väljer när du skapar en rapport från grunden. När du har anslutit till en databas, Crystal Reports ihåg var den är.

4. Dubbelklicka på den typ databas som matchar din datakälla.

Crystal Reports känner igen en mängd olika databastyper. Du måste välja den rätta. Om du inte vet vilken typ är korrekt, be någon bekant med datakällan. Att följa med exemplet, dubbelklicka Access / Excel (DAO). Access / Excel (DAO) dialogruta visas, som frågar hur du ansluter till din datakälla.

5. Klicka på tre punkter (...) knappen till höger om databas rutan Namn.

Access och Excel-filer på ditt system visas. Detta exempel använder en Access-databas fil med namnet xtreme. Detta är kanske inte så lätt som det låter - filen var belägen vid D: \ Program \ Crystal Decisions \ Crystal Reports 10 \ Samples \ En \ Databases \ xtreme.mdb.

Du kan behöva bläddra för att hitta filen på ditt system.

6. Klicka på Slutför.

Databas Expert visas igen, med xtreme databasen ansluten.

7. Expandera Tabeller noden, och dubbelklicka på tabellen som du vill basera din rapport.

Trädet i tillgängliga datakällor panelen består av ett antal noder, av vilka några förgrenar sig från andra. Varje datakälla har fyra av dessa noder förgreningar från det: Lägg Command, tabeller, vyer och lagrade procedurer.

8. För att följa med i exemplet, expandera tabellerna nod och dubbelklicka sedan på produkten.

Gör så kopierar produkttabellen från tillgängliga data Källor rutan till Valda Tabeller rutan.

9. Klicka på OK för att stänga databas Expert.

En tom rapport fyller fönstret.

Fliken Design (på den vänstra kanten) visar fem avsnitt i rapporten:

  • Rapport Header: Visas endast på toppen av rapporten och är det första som en betraktare ser.
  • Sidhuvud: Visas under rapporthuvudet och på toppen av alla andra sidor i rapporten.
  • Detaljer: Den faktiska innehållet i rapporten.
  • Rapport sidfot avsnitt: Visas efter sista detaljerad information i rapporten.
  • Sidfot: Visas längst ned på varje sida i rapporten.