Hur väljer jag det bästa Collaborative Platform?

January 2

När du letar efter den bästa samarbetsplattform utvärdera dina behov och dina förväntningar av programvaran. De flesta samarbetsplattformar erbjuder grundläggande kommunikationsfunktioner, datalagring, fildelning, felsökningsverktyg och konferensfaciliteter. Hastighet, användarvänlighet, extra funktioner och kostnaderna bör betraktas som väl.

De tre grundläggande och viktigaste funktionerna i varje samarbetsplattform är, centraliserade datalagring, kommunikationsverktyg och felsökningsverktyg. Centraliserad datalagring eliminerar behovet för varje medarbetare att lagra data på hans eller hennes dator och hjälper uppgifter förblir konsekvent och aktuellt. Live fildelning är en annan användbar funktion och gör det enkelt för medarbetare att dela dokument eller kalkylark inom koncernen.

Kommunikationsverktyg kan innehålla funktioner som webbkonferenser, grupp eller privata möten, Voice over Internet Protocol (VoIP), e-post eller snabbmeddelanden system. Live streaming video är mycket effektivt för konferenser eller online-möten, och några samarbetsplattformar erbjuder funktionen av en virtuell whiteboard för demonstrationer. Du kan också behöva utesluta en kollaboratör från ett möte, och vissa plattformar gör att du kan göra detta.

Felsökningsverktyg är viktiga när det gäller att se till att alla medarbetare lösa problem snabbt och enkelt. Vissa plattformar har en integrerad hjälpsektion, som kan nås av någon av de grupp kollaboratörer. Denna funktion hjälper till att minska användningen av professionella eller externa tjänster och kan spara tid och pengar.

Samarbetsplattformar kan ta sig olika uttryck och kan vara installerat på en lokal maskin eller en anläggning som går från en fjärrserver. Vissa plattformar Internetbaserad och medarbetare kan komma åt plattformen med ett användarnamn och lösenord. Installationen eller typ av plattform du väljer kan påverka hastigheten och plattformens prestanda. Hastighet är en viktig faktor, eftersom släpar eller långsam prestanda kan skapa problem under webbkonferenser eller VOIP användning.

I vissa fall kan det vara nödvändigt att ha en professionell skapa eller ställa in den samverkande plattform för dig. Om så är fallet är det klokt att se om leverantören erbjuder också utbildning för gruppmedlemmarna använder samarbetsplattform, eftersom detta kommer att hjälpa laget att förstå hur plattformen fungerar och kommer att säkerställa optimal produktivitet från början. De flesta plattformar är ganska lätta att använda, men de egenskaper och funktioner skiljer sig mycket från en plattform till nästa, så det kan ta lite tid för medarbetare att förstå systemet till fullo.

En sista övervägande skulle vara om du föredrar att använda öppen källkod eller proprietär programvara. Om du är på en stram budget, är öppen källkod det bästa alternativet, eftersom dessa paket kan vara hade gratis. De flesta av dessa paket erbjuder de grundläggande funktionerna som behövs, men om du behöver några extra funktioner kan det vara i ditt bästa intresse att välja en betald programpaket.

  • Live streaming video är mycket effektivt för konferenser eller online-möten.