Ändra sorteringsordning

December 2

När Word sorterar information gör det enligt de underliggande koder som används för att representera tecken på skärmen det. PC och de flesta andra små datorer, såsom Macintosh, använd ANSI teckenuppsättning eller kanske Unicode teckenuppsättning. Oavsett vilken uppsättning som används, är varje tecken tilldelas ett unikt numeriskt värde. Uppdraget görs eftersom datorer endast kan manipulera siffror, inte tecken.

Vid sortering, är Word faktiskt sortera information baserad på de underliggande teckenkoder, inte på karaktärer själva. Till exempel är ANSI-teckenkoden för bokstaven C 67, och värdet för B är 66. Genom att sortera de teckenkoder i stigande ordning, kommer B alltid komma före C.

Detta kan leda till vissa problem när det blir dags att sortera vissa typer av text. Till exempel kan du skapa en ordlista, index, eller bibliografi, och du vill "Broder, Charles" komma före "Broder Roberts" (med andra ord, du vill att komma ignoreras under sortering). Tyvärr, du kan inte göra det i Word-sortering görs som redan beskrivits. Medan de första sju tecknen i varje termin ("Brother") match, kommer utrymmet alltid sorteras före kommatecknet. Varför? Eftersom utrymmet har en lägre numerisk teckenkod än vad kommat.

Samma typ av problem uppstår vid sortering termer som innehåller förkortningar såsom "St Charles" och "Saint Jerome." I traditionella litterära index, "St. Charles" skulle framträda inför "Saint Jerome." I mekaniska index (ett index sorterade efter ett datorprogram som Word kallas ett mekaniskt index) är det tvärtom eftersom "t" i "St." kommer efter "a" i "Saint".

Om någon är bunden och fast besluten att utveckla en lista med text sorteras i den stora litterära stil, då den enda lösningen är att göra det för hand eller att använda en del arbete-around process. Till exempel kan du skriva alla förekomster av "St. Charles" som "Saint Charles," men formatet "Saint" på ett sådant sätt att efter sortering du lätt kan hitta den (med hjälp av Word ersätta funktionen) och ersätta det med "St. "

Detta är uppenbarligen en hel del arbete, särskilt om du har att göra med en stor mängd text. Av denna anledning, många förlag (särskilt de som publicerar tekniska fackarbeten) finner med mekaniska index helt acceptabelt. De som föredrar den traditionella litterära metod, dock är av lycka när det kommer till Word.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1537) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Ändra sorteringsordning.