Skydda Fält

May 29

Tom Davis uttryckte frustration med några av användarna i sitt företag. Hans tekniska författare använder en standardmall för dokumentation. Mallen har fält i det som är befolkade genom att fylla i informationen i dialogrutan Egenskaper (Arkiv | Egenskaper). Om andra människor använda mallen, har de inte deras version av Word inställd på att visa fält, så de ofta skriver information direkt i dokumentet som skapas av mallen, därmed förstöra fälten. Tom letade efter ett sätt att skydda de områden så att de inte kan skrivas över och förstörde.

Det finns inget sätt att skydda enbart fält i ett dokument. Det finns vägar runt detta, dock. Ett sätt är att "anmäla" användare där alla fält är belägna. Med en visuell påminnelse, kan användarna vara mindre benägna att skriva över fälten och förstöra dem. Ord kan naturligtvis skugga fält så att de är synliga, men en användare kanske inte har denna inställning aktiverad. Du kan, i din mall, skapa AutoNew och Autoopen-makron för att vända på skuggning:

Sub AutoNew ()
Med ActiveWindow.View
.FieldShading = WdFieldShadingAlways
End Med
End Sub

Sub Open ()
Med ActiveWindow.View
.FieldShading = WdFieldShadingAlways
End Med
End Sub

Detta tillvägagångssätt, naturligtvis, hindrar inte overtyping fälten; det helt enkelt ser till att användaren inte kan säga "Jag visste inte ett fält var där." Du kan få mer komplex i dina makron, utveckla en som ständigt kontrollerar Fields insamling för att se till att antalet fält i dokumentet inte förändras (ökning eller minskning). Om en förändring av antalet områden upptäcks, kan makrot sedan vidta korrigerande åtgärder som du anser nödvändiga.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (214) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Skydda Fields.