Bry dig om ditt Manners: Telefonkonferens Etiquette

October 3

För att en telefonkonferens att löpa smidigt, måste deltagarna följa vissa regler för etikett medan på samtalet. Följ dessa riktlinjer när du är inblandade i en telefonkonferens, och överväga att distribuera dem till deltagarna i alla telefon du planerar (särskilt om det är deras första telefonkonferens).

  • Kom i tid, och betona vikten av att vara i tid till andra deltagare. När någon kommer fram sent, inte omedelbart skära in i konversationen att införa eftersläntrare. Vänta tills det finns en paus, och sedan helt enkelt säga, "Ledsen för avbrottet, men det verkar som John Duggan från New York har anslutit sig till oss."

    Men visa respekt för andra deltagare genom att låta dem veta att VD för ditt företag har stoppats av och avlyssna samtalet, med hjälp av högtalartelefonen. Du kan hantera detta taktfullt med en enkel, "Det verkar som Jim Brown har anslutit sig till oss. Fortsätt."
  • Välj en plats med lite bakgrundsljud. Om någon bakgrundsljud är oundvikligt, använd mute-knappen på telefonen när du inte talar. Helt enkelt stänga av mute-funktionen när du vill bidra till konversationen.
  • Välj en telefon med luren bifogas. Cellular och trådlösa telefoner ofta lägga irriterande statisk i samtalet. Högtalar är en fallgrop eftersom de plocka upp en massa bakgrundsljud. Dessutom, när du använder vissa högtalartelefon, låter dig som om du talar i en tunnel, lägga till de stora avstånden i detta kommunikationsmedium.
  • Stäng av samtal väntar. Alla på telefonkonferensen kan höra pip som någon försöker nå dig på en annan linje, som är störande och irriterande.
  • Identifiera dig innan du talar. Bristen på visuella referenser gör denna praxis väsentligt.

    Bry dig om ditt Manners: Telefonkonferens Etiquette

  • Adress människor vid namn när du talar till dem. Återigen, eftersom du inte har några visuella referenser, om du helt enkelt ställa en fråga eller göra en anmärkning utan att ange vem du talar, kan andra deltagare har problem att avgöra vem som adresseras.
  • Direkta frågor till en viss person i stället för att posera dem till publiken i stort. Om du gör det hjälper till att förhindra förvirring och ser till att din fråga är uppfyllt med ett svar snarare än bara tystnad som alla försöker lista ut vem som ska svara.
  • Aldrig, aldrig sätta telefonen på is under en telefonkonferens. Om du gör det tvingar deltagarna kvar på samtalet för att lyssna på musik telefonsystemet spelar dem på håll, effektivt förstör diskussionen. Om du absolut måste steg bort från samtalet, sätta telefonen på mute och ställa den på skrivbordet istället.

    Gör ditt bästa för att undvika att trampa bort från samtalet, eftersom det skapar ett problem när människor försöker att tala till er utan att inse att du inte är där. Det mest artiga man kan göra är att låta de andra deltagarna vet att du behöver lämna samtalet tillfälligt. Dock bör du lämna bara i en absolut nödsituation.