Hantera Intressenternas engagemang Utgångar du bör veta för PMP Certification

June 7

En fråga Loggen är en nyckel utgång som du bör känna till för PMP Certification som dokumenterar en fråga och den potentiella inverkan. Det kan innefatta en indikator på hur brådskande situationen och personen ansvarig för att lösa problemet också.

Issue. En punkt eller materia i fråga eller i tvist, eller en punkt eller andra omständigheter som inte kan lösas och diskuteras eller över vilka det finns motsatta åsikter eller meningsskiljaktigheter.

Arbeta igenom frågor

Arbeta igenom frågorna kräver kommunikationsförmåga, social kompetens och ledarförmåga. Tänk till exempel på ett daghem att demonstrera vardera av färdigheter. Föräldrarna, personalavdelningen, och leverantörer är de primära intressenterna.

För detta exempel har register intressenten följande information. Här M = medium och H = hög.

Namn Roll Ström Support Funktion
Föräldrar Supporter M H Slutanvändare
HR-avdelningen Supporter H H Bemanning
Projekt leverantörer Supporter M H Build-out

Antag kommunikations förvaltningsplanen har följande information:

Publik Meddelande Metod Frekvens Sender
Föräldrar Skicka milstolpe statusinformation
Skicka ändringar till omfattningen eller schema
Nyhetsbrev Månadsvis PM
HR-avdelningen Ta emot HR lägesrapporter
Skicka statusrapporter projekt
Överför ändringar
Lägesrapport former
Statusrapporter
Ändra loggar
Varannan månad
Månadsvis
Efter behov
HR laget ledningen
PM
Projekt leverantörer Ta emot leverantörs lägesrapporter
Skicka planer
Överför ändringar
Lägesrapport former
Blueprints
Ändra loggar
Veckovis
Som godkänd
Efter behov
Vendor
Faciliteter
PM

Antag att itâ € s 1 november Den daghem beror på att öppna på Januari 1. Du har följande situationer dokumenteras i problemet loggen:

Issue Påverkan
Entreprenören har upptäckt att sprinklersystemet i daghem utrymmet är inte upp till de nya koderna som trädde i kraft i år. Vattentrycket är inte tillräckligt hög, och flödeshastigheten är för låg. Han har lämnat in en ändringsbegäran för att anpassa systemet till koden. Kostnaden kommer att vara $ 15.000. Han kommer att ta in ytterligare arbetskraft för att slutföra arbetet så det inte blir ett schema slip.
Bemanningen för den verkställande direktören och personalen barnomsorg körs bakom. Vid denna tid, borde de haft fyra meritförteckningar för den verkställande direktören och 60 för personalen barnomsorg. De har bara 2 för den verkställande direktören och 50 för personalen barnomsorg. Dessutom borde de haft 15 signerade kontrakt för barnomsorg personal, men de har bara 10. Detta skulle kunna leda till ett schema slip om det ISNA € t tillräckligt med personal för att öppna i mitten.

Emissionsbeslut för barnomsorg center

För att lösa dessa problem, du € ll behöver träffa olika intressenter och anställa kommunikation, kompetens interpersonell, och förvaltnings.

Entreprenör emissionsbeslutet

För att hantera problem med entreprenören, kalla du ett möte med entreprenören, chefen för anläggningar, underhåll handledare, och dig själv för att diskutera alternativ. Underhålls handledare säger att hans personal kan hantera sprinklerfrågan och därmed spara på $ 15.000 för förändringen ordning.

Ni alla granska återstående planerade arbetet med att hitta ett sätt att resequence arbetet så att underhållspersonalen ISNA € t arbetar på samma plats som den contractorâ € s personal.

Genom att titta på ett detaljerat nätverksdiagram och resurs histogram, räkna ut dig att genom att göra en del av arbetet efter timmar, och en del på helgerna, kan du ha sprinklersystemet upp till kod inom tio dagar och inte förlora någon tid. Det här fallet visar samverkan, problemlösning och förhandling.

Bemanning emissionsbeslutet

Din nästa möte är med teamledare för personalavdelningen. Du frågar varför bemanningsschemat slirar. Hon konstaterar att för att bemanna centrum med licensierade barnskötare, måste du betala dem mer.

Ni båda är överens om att om du hyr bara licensierade personal, då driftkostnaderna blir högre, och per Morgan Cuthbert (sponsor), kommer den högre kostnaden måste föras vidare till föräldrarna. Den ökade kostnaden fungerar till ungefär $ 15 per vecka, per barn.

Du och gruppens ledare diskutera alternativ som alternativ till den högre kostnaden, som att minska antalet timmar som barnomsorg center är öppet och att ändra förhållandet mellan barnomsorg personal till barn. Eftersom personalen licensfrågan utgör en ändring av projektets omfattning, har sponsorn (Morgan Cuthbert) bett dig att träffa föräldrarna för att diskutera konsekvenserna.

Du frågar gruppens ledare att följa med dig till den förälder möte så hon kan hjälpa dem att förstå frågorna och deltar i emissionsbeslutet. Hon håller med. Det här fallet visar problemlösning och aktivt lyssnande.

Att prata med föräldrarna

Även kommunikationsplanen anges att omfattning förändringar skulle meddelas via nyhetsbrev, tror du att du behöver för att söka parentsâ € ingång, och så att du schemalägga ett möte i företaget aula. Du arbetar med personal lagledare att sätta ihop en presentation som beskriver de frågor och alternativ.

Dagen för mötet, cirka 45 föräldrar dyker upp. Ingen av föräldrarna är nöjda med ökningen på $ 15 per vecka föreslagna priset. Publiken är delad om att behöva alla licenserade medarbetare.

I slutet av mötet, föräldrarna samtycker till följande:

  • De kommer att acceptera en personal per barn förhållande på 1: 7 i stället för 1: 6.
  • Alla vårdgivare kommer att licensieras.
  • Mittöppningstiden för 06:00 kommer att ändras till 06:30

Alla dessa hotell gör det möjligt för centrumet att öppna med de ursprungliga kurserna.

De gemensamma utgångar från Hantera Intressent Engagement process är uppdateringar projektdokument och projekt förvaltningsplan, ändringsbegäran och uppdateringar till projektdokument.

Ett av tentamen mål anger att du använder frågan registret för att hantera frågor och tilldela korrigerande åtgärder. Varhelst du ser denna typ av frågor, är det viktiga att dokumentera frågor i en fråga register, bestämma lämplig åtgärd, och tilldela den till någon för att följa upp med upplösningen.