Upprätta tvåvägskommunikation med anställda

July 8

Kommunikation till anställda börjar på toppen, med VD, VD, eller annan lämplig befattningshavare. Men för att tydlig kommunikation för att bli en del av din företagskultur - och gör inga misstag, det är helt avgörande för ingrepp för att ta tag - det måste finnas en process genom vilken meddelandet kaskad ned och förstärks av varje ledningsnivå.

Målet är att anpassa vad verkställande direktören eller andra befattningshavare säga med vilken linje chefer berätta för sina direkta rapporter. Detta tar tid, upprepning, och belåning av tillgängliga kommunikationsalternativ.

I en kaskad kommunikationsstrategi (ibland kallas ett vattenfall kommunikationsstrategi), stoppar buck (eller, mer exakt, börjar meddelandet) med högsta ledningen. Men ansvaret för kommunikationen delas mellan alla nivåer, från regionen till distriktet till kontoret till linjechef.

Ingen individ, kommitté eller avdelning ska placeras ansvarig för att sprida information i hela företaget (även om det finns många proffs som är mycket duktiga på att smörja kugghjulen kommunikation och hitta kreativa sätt att sända och offentliggöra enskilda meddelanden). Nyckeln är att göra varje ledare ett meddelande ambassadör, och varje ledningsnivå ansvarar för att informera nästa.

Så småningom kommer det att ske så smidigt som vatten hälla över ett vattenfall. Men det kommer att kräva några inledande ansträngning från din sida, och fortsatt vaksamhet. Förvara dessa punkter i åtanke:

  • Identifiera dina kommunikations ambassadörer. Dina första rekryt blir anställda med ledningsansvar, och deras arbetsuppgifter kommer att omfatta sända företagets budskap. Låt dem veta att deras prestation i denna arena kommer att utvärderas - och följa upp det löftet.
  • Värva andra engagerade medarbetare. Ge ett forum för deras insatser och ge dem väldefinierade kommunikationsuppgifter inom sina kamratgrupper (och utanför, i förekommande fall).
  • Supply direkta kanaler och lämpliga verktyg. Varje viktigt meddelande från toppen bör åtföljas, åtminstone, genom allmänna samtalsämnen för chefer på alla nivåer, en (förväntad) FAQ, och ett sätt för oväntade frågor besvaras och offentliggöras.
  • Skala dina verktyg för att passa den aktuella uppgiften. Om en storskalig meddelande eller utbyggnad måste kommuniceras, titta noga på de tillgängliga fordon och utforska nya alternativ om det behövs. Engagera dina kommunikations ambassadörer för att hitta de mest lämpliga kommunikationsmetoder för din personal. Och glöm inte att det är nödvändigt att anpassa din kommunikation tillvägagångssätt beroende på publiken. Dina Gen Y anställda kräver en helt annan kommunikation strategi än dina Boomers.

Om du är orolig för att kommunikationen kommer att lägga till arbetsbördan för redan harried linjechefer, är svaret att kommunicera effektivt med dem. Utrusta dem med den information och de verktyg de behöver för att vara effektiva meddelande ambassadörer, och låt dem veta exakt vad som är förväntat: anpassning, och bred och frekvent distribution av, den översta raden meddelande.

Summan av kardemumman? Enligt en färsk undersökning från Dale Carnegie Training, är anställda mer mycket engagerade när deras närmaste chef kommunicerar öppet med dem, erkänner deras bidrag, och ger återkoppling och uppmuntran som förbättrar deras arbetsprestation.