Ändra Label Printing Order

December 23

Ordet ger ett enormt utbud av etiketter med vilka det fungerar ganska bra. När du gör en mail-merge, kan du ha dina data formateras automatiskt för att skriva ut på någon av etiketterna som Word stöder. När du gör sammanfogningen, fyller Word etiketterna från vänster till höger och uppifrån och ned. Till exempel, om du skriver ut på etiketter som är tre över, sedan Word platsdata i de tre etiketterna i den första raden innan han flyttade till den andra.

Vad händer om du vill i vilken ordning etiketter fylls vara annorlunda, men? Till exempel, vad händer om du vill att den första kolumnen av etiketter ifyllda (topp till botten) innan Word fortsätter till den andra kolumnen? Det finns ingen inställning eller funktion i Word som gör att du kan ange en "fyll order" för etiketter i en dokumentkoppling. Det finns ett par sätt att hantera den här situationen, dock.

Först av allt, kan du börja med din datakälla och helt enkelt ordna om informationen i datakällan. Om datakällan är en Word-tabell eller en Excel-arbetsbok, detta ganska lätt. Om du använder Access som en datakälla eller om antalet poster i datakällan är mycket stor, kan sedan driva den här lösningen vara opraktiskt, tråkiga, eller omöjligt.

En annan möjlig lösning är att manuellt bygga om dokumentet i vilket du sammanslagning etiketterna. När du väljer att ha Word skapar merge dokumentet, och du berättar Word som du skriver ut till etiketter, då skapas en tabell som representerar utseendet på etiketterna på den utskrivna sidan. Denna tabell fylls sedan ut med hjälp av information från datakällan. Om du är duktig på att dokumentformatering och bord skapande, kan du ändra kopplade dokumentet. Istället för att förlita sig på bordet som Word ställer upp, kan du ställa in din egen tabell i en multi-kolumn dokumentet.

Till exempel, låt oss säga att du vill skriva ut på vanliga tre-över-adress etiketter. Normalt Word skapar en tabell som är tre kolumner bred och tio rader djupt. Du kan göra i princip samma sak genom att använda alternativet Kolumner på Format-menyn för att skapa tre kolumner på din sida. (Dessa är inte tabellkolumner ihåg, men sidan kolumner.) Skapa sedan en tabell som är en kolumn bred och trettio rader djup. Tabellen kommer att avsluta inom sidan kolumner, och bör förbli på en enda sida. Om du justerar tabellcellerna till rätt storlek och ställa sidan kolumner till rätt bredd, kommer etiketterna slås ihop och skrivas ut från topp till botten och vänster till höger, precis som önskat.

Ett enklare sätt att åstadkomma denna lösning (i stället för att börja med ett dokument från grunden) är att följa dessa allmänna steg:

  1. Skapa en mail-merge dokument för etiketterna, som vanligt. Inte slå ihop data; bara skapa sammanslagningen dokumentet.
  2. Välj alla kolumner i tabellen utom den första. Till exempel, om tabellen Word skapas för etiketterna har tre kolumner, markerar den andra och tredje pelare.
  3. Radera kolumnerna. Du bör nu ha en tabell med bara en enda kolumn till vänster.
  4. Välj Kolumner på Format-menyn och ange hur många kolumner du vill användas för din sida. (Se till att du ställer in utrymmet mellan kolumner vara ganska liten.)
  5. Markera den andra raden i tabellen och tryck på Ctrl + C. Detta kopierar raden till Urklipp.
  6. Tryck på Ctrl + V för att klistra in raden. Fortsätt att trycka Ctrl + V för att klistra in ytterligare rader tills du har en hel sida med etiketter.

Genom att följa dessa steg, det enda du behöver göra är att justera avståndet mellan kolumnerna för att få etiketterna för att skriva ut på rätt horisontell intervallet på sidan.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1534) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Ändra Label Printing Order.