Räkna fält i ett dokument

June 23

Barry har en ganska stor Word-dokument (ca 50 sidor) som innehåller hundratals XE fält som används för att bygga ett index. Han undrar om det finns ett sätt att producera en räkningen på hur många XE fält finns i dokumentet som inte innebär att räkna dem för hand.

Det finns några sätt som du kan närma detta behov. Den första är att lita på Words Sök och ersätt kapacitet. Här är de enkla stegen:

  1. Välj Alternativ på Verktyg-menyn. I Word visas dialogrutan Alternativ.
  2. Se till att fliken Visa visas. (Se figur 1.)

    Räkna fält i ett dokument

    Figur 1. fliken Visa i dialogrutan Alternativ.

  3. Se till att dold text visas i dokumentet. (Se bara till att antingen dolda eller Alla kryssrutor väljs.)
  4. Klicka på OK.
  5. Tryck på Ctrl + H. Word visas Ersätt fliken Sök och ersätt dialogrutan. (Se figur 2.)

    Räkna fält i ett dokument

    Figur 2. Ersätt fliken Sök och ersätt dialogrutan.

  6. I rutan Sök efter skriver du "^ 19 XE" (utan citattecken).
  7. I rutan Ersätt med skriver du "^ &" (igen, utan citattecken).
  8. Klicka på Ersätt alla.

Word hittar alla XE fält och visar en räkningen på hur många byten gjordes. Detta är din önskade räkna. Koden ^ 19 (i steg 6) är teckenkoden för öppningsfältet stag som indikerar endast områden bör matchas. Du kan, om så önskas, nu stänga av visningen av Dold text.

Det finns ett par saker att notera om denna sekvens av steg. För det första kan en del folk tycker att det är ett steg som saknas i ovanstående: trycka på Alt + F9 till visar alla fältkoder i dokumentet. Egentligen är detta steg inte nödvändigt eftersom XE fält visas alltid, så länge dold text syns. Med andra ord, inte trycka på Alt + F9 inte påverka deras display ena eller andra sättet. Men om du räknar en annan än XE fältet fältet, men du vill visa fältkoder innan du gör stegen.

En annan sak att notera är att Word är ganska släpphänt när det gäller antalet platser som kan följa ett öppningsfält stag. Stegen ovan endast finner XE områden där ett enda utrymme separerar öppningsfältet stag (^ 19) och XE koden. Om dina fält innehåller fler utrymmen (eller inga mellanslag), då dessa instanser av fältet kommer inte att räknas. Av denna anledning, kan du helt enkelt söka efter XE (utan ^ 19 kod och mellanslag) och slå på kryssrutan Matcha Case. Detta fungerar så länge det inte finns några andra fall av aktiverade XE tecken inom dokumentet.

Det finns också några enkla makron som du kan använda för att räkna XE fälten. Om de enda fält i dokumentet är XE fälten, då makrot är mycket enkel, faktiskt:

Sub CountFields ()
Dim iCnt As Integer

iCnt = ActiveDocument.Fields.Count
MsgBox "Det finns" & iCnt & "fält i dokumentet."
End Sub

Detta tillvägagångssätt kommer inte att fungera, men om det finns andra områden i ditt dokument. Kom ihåg-fält används för att faktiskt placera ditt index i ett dokument. Så om du använder XE fält för indexposter, är du förmodligen använder ett fält för att infoga själva indexet själv. Och naturligtvis kan det finnas många andra områden i ditt dokument för andra ändamål. I denna sannolikhet, behöver din makro för att undersöka varje fält och avgöra om det är en XE fält eller inte.

Sub CountXEFields ()
Dim iCnt As Integer
Dim f Som Field

För varje f I ActiveDocument.Fields
Om f.Type = wdFieldIndexEntry Därefter iCnt = iCnt + 1
Nästa
MsgBox "Det finns" & iCnt & "XE fält i dokumentet."
End Sub

Detta makro kontrollerar Typ för varje fältobjekt för att se till att det är en XE fält. Om så, läggs den till greven och sedan räkna visas i slutet av makrot.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (11752) gäller Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Räkna Fält i ett dokument.