Hur du skickar Marknadsföringsmaterial om din Ideella till Media

July 4

Du förbättrar oddsen för att ta emot uppmärksamhet för din ideell i media genom att ge tydliga, noggranna och provocerande material i tid för behandling och eventuell användning av reportrar och programföretag. Varje avsnitt i en tidning och varje del av en TV eller radioprogram består av material från flera källor som konkurrerar om tid och rum.

Tänk på följande steg när du skickar material till media:

  1. Även om du har köpt en ansedd mediekatalog, ring för att bekräfta den mest lämpliga personen för din berättelse på tidningen, radiostation, tv-station, eller online utlopp kontakt och be om formatet som var och vill att du ska använda i din ansökan .

    De flesta medier vill att dina pressmeddelande, fotografier och inspelade material som ska skickas via e-post. Klistra pressmeddelande i kroppen av e-post så mottagaren inte behöver bråka med en bifogad fil.
  2. Skicka tydliga och korrekta skriftligt material och märkta, fotografier god kvalitet.

    Medierna vill i allmänhet att bilder kan skrivas i form av högupplösta JPEG, som fungerar väl i tryck.
  3. Ring för att se om ditt material har tagits emot.

    Ta tillfället i akt att be om mer information, ytterligare intervjukontakter, ett annat format, eller ytterligare fotografering behövs.
  4. Om så begärs, lämna ytterligare uppgifter omedelbart och ring för att bekräfta mottagandet och tydlighet.
  5. Om du inte får ett tydligt svar (antingen "Ja, vi kommer att täcka det" eller "Tyvärr, jag kan inte se berättelsen här") till din första utgåvan, ring igen om några dagar.
  6. Om en medlem av media täcker en händelse som du har aviserat, ge ett mediapaket (vanligtvis på en CD).

    En mediapaket innehåller vanligen ett pressmeddelande, faktablad, bakgrundsinformation och fotografier. Det briefs reportern om ditt evenemang och gör det lätt för honom att kolla fakta när du skriver en berättelse. Om en reporter täcker ditt evenemang, presentera dig och vara tillgängliga för att svara på frågor eller införa reportern till nyckel talesmän, men inte vara en pest. Låt en reporter hitta sin egen berättelse.

    Du kan hjälpa reportern skriva en bättre story genom att rekrytera inför tids väljare som har dragit nytta av ditt program och är villiga att bli intervjuade.

  7. Om din situation förändras och pressmeddelande är inte längre är korrekt, omedelbart ringa i förändring och vid behov revidera och skicka din ursprungliga utgåvan.

Vid samtal och skicka e-post till medlemmar av media, inser att de är upptagna och ofta arbetar för att möta deadlines. Om du frågar korta, tydliga frågor som de kan svara snabbt, hittar du det lätt att engagera dem. Till exempel, "Hur många fotografier vill du?" Är lättare att svara än "Vad vill du ha en bild på?"