Hur man kan förbättra din Work Breakdown Structure

November 2

Projektledare bör sträva efter att ständigt förbättra ett projekts Work Breakdown Structure (WBS). Du ökar chanserna att din projektets framgång när din WBS är korrekt och fullständig och när personer som kommer att utföra arbetet förstå och håller med.

Följande riktlinjer föreslå några sätt att förbättra dina WBS s noggrannhet och acceptans:

  • Involvera de människor som kommer att göra arbetet. När det är möjligt, engagera dem under den inledande utvecklingen av WBS. Om de går med i projektet efter den inledande planeringen, har dem granska och kritisera WBS innan de börjar arbetet.
  • Granska och inkludera information från WBSs från liknande projekt. Granska planer och rådfråga människor som har arbetat med projekt som liknar din som var framgångsrika. Införliva dina resultat i dina WBS.
  • Håll din WBS ström. När du lägger till, ta bort eller ändra projektelement under ditt projekt, se till att återspegla dessa förändringar i dina WBS.
  • Gör antaganden om osäkra aktiviteter. Om du är osäker på om du ska göra en viss verksamhet, göra ett antagande och förbereda dina WBS baserade på detta antagande. Var noga med att dokumentera detta antagande. Om ditt antagande visar sig vara fel under projektet, ändra din plan för att återspegla den verkliga situationen.
  • Kom ihåg att din WBS identifierar bara din projektets delresultat; den inte skildra deras kronologisk ordning. Ingenting är fel med bland annat aktiviteter från vänster till höger eller uppifrån och ned i det ungefärliga ordning som du kommer att utföra dem. Men i komplexa projekt, kan du ha svårt att visa detaljerade inbördes bland aktiviteter i WBS-format. Syftet med WBS är att se till att du identifiera alla projektresultat.

När du skriver dina WBS, använd handlingsverb vid utformningen titlarna på de verksamheter som utgör ett arbetspaket för att klargöra vilken typ av arbete som de medför. Handlingsverb kan förbättra din tid och resursestimat, dina arbetsuppgifter till lagmedlemmarna, och din spårning och rapportering eftersom de ger en klar bild av vad en verksamhet innebär.

Tänk uppdraget att utarbeta en rapport efter en gruppmöte. Anta att du väljer förslag till betänkande att vara en av dess arbetspaket. Om du inte bryta ner förslag till betänkande ytterligare, har du inte angett tydligt om det innehåller någon eller alla av följande åtgärder:

  • Samla information för utkastet
  • Bestämma längd och format förväntningar och begränsningar
  • Handskrift utkastet
  • Granskning utkastet själv innan officiellt cirkulerar det till andra

Men, om du helt enkelt ordet arbetspaketet Design och handwrite förslaget till betänkande - voilà Din omfattningen av arbetet är direkt tydligare. Några väl valda ord på denna nivå att gå långt.