Spara Allt

May 13

Judith hade ett problem med användare som skulle misslyckas med att rädda sitt arbete, och även vid avsluta programmet ändå inte skulle spara. Detta resulterade i frustrerade användare och en ännu mer frustrerad supportavdelning.

Naturligtvis ett svar på problemet är att helt enkelt påpeka att det är dumt att inte spara, och användarna bör lida för sin egen tillsyn. När allt frågar Word om du vill spara innan gungade ut dokumentet när programmet avslutas.

Som sagt, det finns ett sätt att rädda allt kan närma, och detta synsätt är fundamentalt annorlunda än det sätt Word fungerar som standard. Den nya strategin skulle innebära att säkra ett filnamn när ett dokument skapas. Alltså, om du väljer att skapa ett dokument, frågar Word för ett filnamn och omedelbart sparar den tomma fil med det namnet. Sedan, när du avslutar programmet eller stänga dokumentet sparar Word automatiskt den aktuella skick file-den kan göra detta eftersom det redan har säkrat filnamnet.

För att kunna genomföra ett sådant system, det finns två speciella makron som du skulle behöva ställa in: AutoNew och Autoclose. Den första makro, AutoNew, kommer in i bilden när ett nytt dokument skapas. Syftet med denna makro är att fråga användaren om ett filnamn, och spara sedan dokumentet med det namnet. Följande är ett exempel på ett makro som kommer att göra just det:

Sub AutoNew ()
Dim sMyFile As String

On Error Resume Next
sMyFile = InputBox ("filnamn", "Spara fil")

Med dialogrutor (wdDialogFileSummaryInfo)
.title = SMyFile
.Execute
End Med

Dialoger (wdDialogFileSaveAs) .Show
End Sub

Om du placerar AutoNew makro i mallen Normal (antingen Normal.dot eller Normal.dotm, beroende på din version av Word), sedan någon gång användaren skapar ett nytt dokument den fjädrar i handling. (Det enda undantaget är när Word först startar och ett nytt dokument visas.)

Den andra makro, Autoclose, är extremt enkel. Allt det gör är att spara dokumentet, inga frågor:

Sub Autoclose ()
ActiveDocument.Save
End Sub

Nu, när du avslutar, sparas dina ändringar. Om, av någon anledning, dokumentet har inte namngetts (t.ex. användaren började skriva i standarddokumentet visas först när Word startas), sedan SaveAs dialogrutan visas och användaren kan ge ett filnamn.

Även om det är möjligt att inte spara ett dokument när du använder dessa makron är det en mycket mer besvärlig process. Resultatet är att nästan ingenting går förlorat. Detta, naturligtvis, presenterar några intressanta utmaningar hantering. Till exempel skulle diskutrymme snart bli en mycket sällsynt. Det innebär att du kan behöva lite politik på att rädda flera dokumentversioner eller namngivning dokument. Detta är bara toppen av ett isberg, så att säga, eftersom det finns massor av andra förvaltningsfrågor som rör detta tillvägagångssätt.

Vilket leder upp en helt annan fråga: Vilket är sämre hantera användare som inte kan spara ett dokument på egen hand eller att hantera användare som tvingas att spara alla handlingar? Svaret är naturligtvis att variera från företag till företag.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1469) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003.