Automatiskt uppdatera Dokument Styles Inställning

January 12

Bruce har märkt, i Mallar och tillägg dialogrutan en kryssruta märkt "Uppdatera Dokument Styles automatiskt." Han är oklart om vad den här kryssrutan faktiskt gör. Är det uppdaterar stilar i allt vad mall han väljer, eller har den uppdaterar stilar i dokumentet baserat på vad mall han fästa till dokumentet? (Se figur 1.)

Automatiskt uppdatera Dokument Styles Inställning

Figur 1. Automatiskt Update Dokument Styles kryssrutan.

Kort sagt, gör denna speciella kontroll de sista uppdaterar stilar i det aktuella dokumentet (den till vilken du fäster mall) för att matcha stilar i mallen. Låt oss anta, till exempel att du har en stil som heter Body Text i det aktuella dokumentet, och det är 12-punkters Times New Roman med inget utrymme före eller efter och en första linjens strecksatsen .25 inches. Men mallen du ansluter också har en Body Text stil som är 11-punkters Arial med 13 poäng efter och ingen ident. Om du kontrollerar automatiskt uppdatera Dokument Styles kryssrutan, då definitionen för Body Text i dokumentet (tillsammans med några andra formatdefinitioner i dokumentet) skrivs över av stil definitionerna i mallen.

Om du tänker på det, är denna process naturligt i de flesta fall du skulle vilja mall stilar att supercede de stilar i dokumentet. På så sätt kan du enkelt ändra utseendet på din text för olika ändamål, enligt definitionen i de olika mallar som du har skapat. Om du inte använder den automatiskt uppdatera Dokument Styles kryssrutan, du är (i praktiken) träffande Word för att ignorera stilar i mallen som du för tillfället är knutna till dokumentet.

Det finns tre varningar för att förstå i denna process. Först explicit formatering inte över; Endast stil baserad formatering påverkas. För det andra, om det finns några anpassade stilar i dokumentet som inte har motsvarigheter i mallen, dessa stilar påverkas inte.

För det tredje bör det förstås att denna överskrivning är inte bara en engångs sak; Det inträffar när du först sätta fast mallen och när, därefter öppnar du dokumentet. Om du bifogar en mall till ett dokument och senare ändra stilar i mallen, är dessa ändringar återspeglas i dokumentet nästa gång du öppnar den. Om du inte vill att den senare uppdatering att ske, då kan du återigen visa Mallar och tillägg genom dialogrutan och rensa automatiskt uppdatera Dokument Styles kryssrutan.

Som en sista tanke, kom ihåg att det finns en annan inställning i Word, på en annan dialogruta, som är lätt att förväxla med de automatiskt uppdatera Dokument Styles inställning. (Jag tar upp detta bara så att du inte blandar ihop två av dem.) På vardera Skapa ny stil från Formatering eller Ändra Style dialogrutan finns en kryssruta märkt "Automatiskt Update." (Se figur 2.)

Automatiskt uppdatera Dokument Styles Inställning

Figur 2. kryssrutan Uppdatera automatiskt är en helt annan kontroll.

Kanske är det det faktum att båda kryssrutorna börjar med de två orden "automatiskt uppdatera" som gör dem så lätta att förväxla för vissa människor. Medan båda inställningarna har att göra med stilar, driver denna sistnämnda helt annorlunda än den som diskuteras fram till denna punkt. Det orsakar en stil i dokumentet som ska uppdateras i farten när du gör explicita formateringsändringar i någon text eller stycken formaterad med just stil.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (13124) gäller Microsoft Word 2007, 2010, och 2013.