Använda Obligatoriska formulärfält

April 12

Julia frågade om det finns ett sätt, när man utformar formulär i Word, för att göra en särskild form fält obligatoriskt. Med andra ord, att se till att användaren måste fylla något i området.

Det finns ingen inställning som du kan använda för att markera ett fält som obligatorisk, du kan i Access. Men det finns flera sätt att ge samma funktionalitet. Kanske det enklaste sättet är att helt enkelt se till att du ställer in rätt "på exit" inställningen för formulärfältet för att köra ett makro. (Högerklicka på fältet, välj Egenskaper, och använd listrutan Avsluta för att välja ett makro för att köra.) Makro kunde kontrollera att det värde som föreskrivs inom området ligger inom acceptabla gränser. Om inte, då makrot kunde flytta insättningspunkten tillbaka till fältet för att begära input, eller skulle kunna uppmana användaren för nödvändig information. Följande är ett exempel på ett enkelt makro att göra just detta:

Sub MustFillIn ()
Om ActiveDocument.FormFields ("Text1"). Resultat = "" Då
Göra
sInFld = InputBox ("Detta fält måste fyllas i, fyll i nedan.")
Loop Medan sInFld = ""
ActiveDocument.FormFields ("Text1"). Resultat = sInFld
End If
End Sub

I den här makrot du skulle behöva ändra namnet på det ämnesområde som anges (Text1) till namnet på det fält som du använder makrot med. Denna speciella exempel kontrollerar att se till att användaren skriver in något-något-i fält. Din makro, naturligtvis, skulle kunna få mycket mer specifik i kontroll det gör.

För en mer övergripande strategi, kan du ha den på exit makron (om det finns fler än ett obligatoriskt fält) ange en systemvariabel. När användaren försöker spara eller stänga formuläret kunde Autoexit makrot kontrollera värdet på variabeln, och om det visar att det finns obligatoriska fält inte fyllas i, sedan en dialogruta som förklarar problemet kunde visas.

Alla dessa metoder, naturligtvis, kommer att kräva omfattande tester innan genomförandet. Du måste bestämma den bästa tillvägagångs utifrån dina behov, data inblandade, och vilken typ av användare du har.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (8337) gäller för Microsoft Word 2007, 2010 och 2013. Du kan hitta en version av detta tips för den äldre menygränssnittet Word här: Använda Obligatorisk Form Fields.