Hur att desarmera anställda Klagomål

October 31

En effektiv, välbalanserad disciplinära processen gör mer än att ge ett medel för att hantera anställdas problembeteende. Det ger dem också en möjlighet att tala (och höras) när de inte är nöjda med hur det går på arbetsplatsen. Deras klagomål tekniskt kallas missnöje. Här finns förslag på hur man genomför ett missnöje förfarande:

  • Erbjudandet klagomål rapportering alternativ. Som en allmän regel, instruera anställda att ta med sina klagomål till uppmärksamheten av sin närmaste chef. Om klagomålet gäller handledaren bör dock anställda har rätt att ta upp frågan med någon utanför den etablerade befälsordningen. I många fall, rikta klagomål genom en annan kanal, såsom en utbildad och utsedd medlem av personalavdelningen, kan vara lämpligt.
  • Stress vikten av snabba svar. Alla i företaget som är ansvarig för att ta emot klagomål personal bör göra det till en vana att ta itu med klagomål så snabbt som möjligt. Helst bör en anställd veta inom 24 timmar som du har fått sitt klagomål och du hanterar den.

    Det betyder inte att du måste ge ett fullständigt svar på en dag. Men en snabb initial reaktion visar din oro och engagemang för att lösa frågan. Naturligtvis bestämma hur länge ett problem tar att lösa beror på hur komplicerad frågan är.

    Hur snabbt företaget svarar är kritisk när klagomålet gäller påstådda sexuella trakasserier eller diskriminering. Alla handledare och / eller chefer bör utbildas omedelbart meddela dig eller andra i en HR roll. De bör också utbildas för att snabbt eskalera klagomål av allvarlig arbetsplatssäkerhet eller kränkningar hälsa eller brottslig verksamhet. Bortse från eventuella klagomål som behandlar allvarliga frågor kraftigt ökar ditt företags exponering för rättsliga åtgärder.

  • Rapport tillbaka till den anställde. Huruvida klagomålet underbyggda eller inte, måste du hålla den anställde som registrerade det informerat om vad du gör för att hantera situationen. Om du i slutändan tycker att klagomålet inte är styrkt ("Vi har inga bevis som tyder på att någon förgiftar vår vattenförsörjning"), förklara varför du känner att fler åtgärder inte är motiverad.

    Om klagomålet är befogat, visar att korrigerande åtgärder vidtas. Beroende på omständigheterna, såsom säkerhet på arbetsplatsen, kan du även vill kommunicera vilken typ av åtgärder som den klagande. Å andra sidan, med tanke på överväganden privatliv, kanske du vill vara försiktig när det gäller att kommunicera vilken typ av disciplinära åtgärder vidtas mot en annan anställd.
  • Skydda den anställde från repressalier Säker anställda att om de följer företagets rekommenderade förfarande för arkivering klagomål, de kommer inte att straffas för detta -. Oavsett vilken typ av klagomål, så länge det erbjuds i god tro.

    Vid hantering av ett klagomål, påminner alla inblandade om ditt företags antiretaliation policy parter. Och om du behöver lösa en tvist mellan en anställd och en handledare, caution handledare om att ta några åtgärder som kan uppfattas som repressalier - såsom ogynnsamma arbetsuppgifter, en olämplig överföring, eller en degradering - medan en utredning är på gång eller strax efter den är klar.

Det är viktigt att ditt företag skiljer mellan klagomål om påstått olagligt trakasserier eller diskriminering och klagomål från andra, dag till dag arbetsplatsfrågor. Dessa tips är för att ta itu med dagen till dag personalproblem och arbetsplatsfrågor som kan uppkomma.

För klagomål om sexuella trakasserier eller trakasserier på grund av en annan skyddad egenskap, eller diskriminering, behöver ditt företag att ha en separat antiharassment / antidiskrimineringspolitik och en etablerad procedur för att höja klagomål enligt sådan politik. Det finns också särskilda egenskaper som måste inbäddade i en sådan politik i syfte att säkerställa att den överensstämmer med tillämpliga federala och, eventuellt, statliga eller lokala lagar.