Flera Dokument Användare

March 1

Det är inte ovanligt för människor att arbeta tillsammans i "team" i dagens affärsmiljö. I stället för en enda person som är ansvarig för en given uppgift, kan en grupp människor att debiteras med dess framgångsrikt slutförande. Detta kan innebära att du har ett dokument som flera personer är ansvariga. Med några Office-program (t.ex. Excel), kan flera användare dela samma dokument och arbeta med det på samma gång.

Word tillåter inte flera personer använda samma Word-dokument på samma gång, eftersom ändringar av varje individ kan skapa förödelse med slutdokumentet. Istället ger Word flera verktyg, som finns under fliken Granskning av bandet, som du kan använda i en fleranvändarmiljö för att göra ett samarbete med ett dokument bara lite lättare.

Den första verktyget kallas Spåra ändringar. Detta verktyg låter två olika metoder för att dokumentera redigering, var och en med plustecknen och minus. Det första tillvägagångssättet förutsätter en seriell progression av dokumentet. För fall har du en enda kopia av dokumentet, och det gör sin väg genom varje medlem i ditt team. Med Spåra ändringar påslagen, är varje persons ändringar noteras och kan lätt ses av den som ytterst ansvarig för dokumentet. Den personen-den med vilken dokumentet ursprungligen startade och kommer så småningom slut använder acceptera eller avvisa ändringar har att granska varje förändring och bedöma om det ska accepteras eller inte.

Den andra metoden för att använda Spåra ändringar verktyget är att ge varje medlem i ditt team en kopia av dokumentet. De är fria att göra förändringar, och de behöver inte göra det med Spåra ändringar påslagen. Därefter, den person som ansvarar för att producera det slutliga dokumentet samlar varje ändrade dokument och "sammanslagningar" dem med hjälp av Jämför Dokument funktionen. (Återigen, denna funktion en del av den övergripande Spåra ändringar del av Word.) Jämför Dokument kombinerar två dokument, vilket resulterade i ett dokument som visar skillnaderna mellan de två. När sammanslagningen processen är klar, med var och en av gruppmedlemmarnas handlingar, då den ansvariga personen kan återigen använda acceptera eller avvisa ändringar har att granska varje förändring och bestämma dess acceptans.

Om du väljer att använda funktionen Spåra ändringar i Word, och särskilt om du väljer att använda den första metoden, du kanske vill använda funktionen Kommentarer tillåta gruppmedlemmarna att sätta sina synpunkter i dokumentet. Dessa synpunkter bör inte återspegla de faktiska ändringar i dokumentet (vilket bör göras för att själva dokumentet med Spåra ändringar påslagen), men kan innehålla allmänna kommentarer om varför vissa ändringar gjordes eller bara allmänna kommentarer om dokumentutveckling. I själva verket blir funktionen Kommentarer ett sätt för gruppmedlemmarna att bidra till utvecklingsprocessen. Teamet medlem ytterst ansvarig för dokumentet kan sedan läsa kommentarerna och lösa eventuella problem som finns däri.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (13290) gäller Microsoft Word 2007, 2010 och 2013. Du kan hitta en version av detta tips för den äldre menygränssnittet Word här: Multiple Document Användare.