Hur man kan uppskatta projektkostnader

September 7

I en värld av begränsade medel, som ett projekt hantera du ständigt besluta hur man får ut det mesta avkastning för din investering. Ju mer exakt din uppskattning av projektkostnaden är, desto bättre kan du kommer att vara att hantera din projektets budget. Därför är viktigt av flera skäl att uppskatta kostnaderna ett projekts:

  • Det gör att du kan väga förväntade fördelar mot förväntade kostnader för att se om projektet är vettigt.
  • Det gör att du kan se om de nödvändiga medlen finns tillgängliga för att stödja projektet.
  • Den fungerar som en riktlinje för att säkerställa att du har tillräckliga medel för att slutföra projektet.

Även om du kanske inte utveckla och följa detaljerade budgetar för alla dina projekt, att veta hur man arbetar med projektkostnader kan göra dig till en bättre projektledare och öka dina chanser att ett lyckat projekt.

En projektbudgeten är en detaljerad, tids fasas beräkning av alla kostnader resurs för ditt projekt. Du utvecklar vanligtvis en budget i etapper - från en första grov uppskattning till en detaljerad uppskattning till en klar, godkänd projektbudgeten. Ibland kan du även ändra din godkända budgeten medan projektet pågår.

Din projektets budget omfattar både direkta och indirekta kostnader.

Direkta kostnader inkluderar följande:

  • Löner för gruppmedlemmar på ditt projekt
  • Särskilda material, tillbehör och utrustning för ditt projekt
  • Resor för att utföra arbetet på ditt projekt
  • Underleverantörs som ger stöd enbart till ditt projekt

Indirekta kostnader delas in i följande två kategorier:

  • Omkostnader: Kostnader för produkter och tjänster för ditt projekt som är svåra att dela upp och fördela direkt. Exempel är ersättningar till anställda, kontor hyra, allmänna förnödenheter, samt kostnader för möbler, inventarier och utrustning.

    Du behöver ett kontor för att arbeta på din projektverksamhet, och kontor kostar pengar. Dock har din organisation en årlig hyresavtal för kontorslokaler, har utrymmet många enskilda kontor och arbetsplatser, och människor arbetar på ett stort antal projekt under hela året. Eftersom du inte har några tydliga register som anger dollar belopp av den totala hyran som är bara för den tid du spenderar på kontoret arbetar på bara här projektets aktiviteter, är ditt kontor behandlas som en indirekt projektkostnaden.
  • Allmänna och administrativa kostnader: Kostnader som håller din organisation operativ (om din organisation inte existerar, kan du inte utföra ditt projekt). Exempel inkluderar löner dina kontrakt avdelning, ekonomiavdelning och högsta ledningen samt avgifter för allmän redovisning och juridiska tjänster.

Anta att du planerar att designa, utveckla och producera en företagsbroschyr. Direkta kostnader för detta projekt kan omfatta följande:

  • Labor: Löner för dig och andra gruppmedlemmar för de timmar som du arbetar på broschyren
  • Material: Den specialpapper lager för broschyren
  • Resor: Kostnaderna för att köra för att undersöka företag som kan designa din broschyr omslag
  • Underleverantörskontrakt: De tjänster som ett utomstående företag att designa skivomslag

Indirekta kostnader för detta projekt kan omfatta följande:

  • Ersättningar till anställda: Förmåner (t.ex. årliga, sjukt, och semesterdagar, hälsa och livförsäkrings samt pensionsplan bidrag) utöver lön medan du och de andra gruppmedlemmarna arbetar på broschyren
  • Hyra: Kostnaden för det utrymme du använder när du utvecklar kopian för broschyren
  • Utrustning: Datorn du använder för att komponera kopia broschyren
  • Ledning och administrativa löner: En del av lönerna till övre chefer och personal som utför de administrativa uppgifter som är nödvändiga för att hålla din organisation fungerar