Grundläggande Kommunikations Begrepp du bör veta för PMP Certification

January 28

Innan vi ser på processen att planera kommunikationen för PMP Certification, är det viktigt att känna till några grundläggande kommunikationskoncept för att inte bara lägga grunden för kommunikationsplanering, men också se till att du känner till denna information för examen.

Formellt och informellt, skriftlig och muntlig

Kommunikation sker genom ett projekt i alla möjliga sätt. Mycket kommunikation är informell, inklusive hall konversationer, skåp samtal och nätverkande. Dessa är alla exempel på informell verbal kommunikation.

Formell verbal kommunikation sker med presentationer eller genomgångar med styrgruppen, kund eller sponsor. Dina startmöte och laget statusmöten är ytterligare exempel på formell verbal kommunikation.

Dock är verbal kommunikation inte det enda sättet människor kommunicerar. En hel del kommunikation på ett projekt är skrivet. Detta kan vara formella, såsom kontrakt, statusrapporter, defekta listor, projektplaner och projektdokument. Skriftlig kommunikation kan också vara informellt, till exempel en kort anteckning till en lagmedlem, en förfrågan via e-post, eller en uppföljning påminnelse om att något är beror snart.

Formell Informellt
Verbal Presentationer
Projekt recensioner
Brief
Konversationer
Ad hoc diskussioner
Brainstorming
Written Lägesrapporter
Rapporter
Projekt charter
Projektledning planen
Projektdokument
Anmärkningar
E-post
Snabbmeddelanden
Texting

Dessa metoder att kommunicera kommer att påverkas av om du kommunicerar vertikalt genom organisationen med sponsorer eller underordnade, eller horisontellt med dina kamrater. Du bör också överväga om kommunikationen är intern eller extern och om det är officiellt (det vill säga bolagets position i en fråga) eller inofficiell (kommunikationen inte sanktioneras eller godkänts av organisationen). Alla dessa variabler påverkar de medel och metoder som du använder för att kommunicera.

Ord, ton och kroppsspråk

De flesta människor tror att det viktigaste aspekten av kommunikation är vad du säger. Överraskande, är mer information förmedlas av hur du säger det. Och ännu mer förmedlas av din icke-verbal kommunikation.

För att demonstrera konceptet: John ser Morgan i hallen och glatt berättar att han utökat sin klients nuvarande engagemang ytterligare sex månader. Morgan svarar entusiastiskt, "Way to go!" Hon ger honom ett leende och en klapp på ryggen.

Turning hörnet, springer John till Stephan, vem som har en massa problem med sin klient. John delar nyheterna med Stephan, som svarar: "Way to go," rullar sina ögon, och kastar sina händer i luften. Oförskräckt John bounds uppför trappan och ser Leonard skyndar ner för trapporna till ett möte. Johannes berättar för honom nyheten som Leonard skyndar efter. Leonard kallar över axeln, "Way to go."

I detta scenario, medde Johannes samma budskap på samma sätt varje gång. Varje person som han hade kontakt med svarade: "Way to go." Men var och kommunicerade något annat. Morgan verkade genuint glada. Stephan var nedslagen och självfokuserade. Leonard erkände bara att John hade talat.

Om du pratar i telefon eller möte nästan på webben, behöver du inte har nytta av icke-verbala signaler, såsom ett leende, eller rullande ögon. Därför kan du missar en del av communicatorns uppsåt. Kommunikation kan urholka vidare när du skickar e-post, text någon, eller lämna ett meddelande. När du har bara ord, du saknar både icke-verbala budskap och viktiga verbala signaler.

Tänk på hur verbal och icke-verbal kommunikation kommer att påverka din kommunikationsplanering. Använd e-post för rutin enkla kommunikationer, och insistera på ansikte mot ansikte möten för problemlösning och samtal om komplexa eller komplicerade ämnen.

Du kan se punkt språk på tentan att hänvisa till röstkvalitet, loudness, tempo, ansiktsuttryck, och gester. Ibland är para lingual används även om termen inte finns i ordlistan.

Kommunikationsförmåga

Här är en enkel lista över några av de mellanmänsklig kommunikation färdigheter du behöver för att hantera projekt på ett effektivt sätt.

  • När någon annan är talande:

    • Ge henne din fulla uppmärksamhet.
    • Reflektera över vad personen säger.
    • Vara fördomsfri.
    • Lyssna utan att tänka på hur du kommer att reagera.
    • Ställ frågor om förtydliganden.
    • Döm inte den andra personen.
    • Sammanfatta vad du hörde och kolla om förståelse.
  • När du talar:

    • Talar klart.
    • Gör ögonkontakt.
    • Kontrollera om kroppsspråk som visar om din publik förstår.
    • Hitta olika sätt att förklara komplexa begrepp.
    • Var kortfattad; inte ströva.
    • Kontrollera om förtydligande.
    • Acceptera återkoppling.
    • Försök att förstå publikens perspektiv.

PMP examen förutsätter att du hanterar ett ganska stort projekt med flera intressenter. För frågor som handlar om kommunikation förutsätter att du har 100 eller fler intressenter.