Utforma en Better Business Organization

October 31

Att vara chef är en av de svåraste - och potentiellt en av de mest givande - jobb som vem som helst kan ta på i en organisation. En framgångsrik chef ska kontinuerligt förbättra system och processer för att göra dem mer effektiva, effektivare och mindre kostsamt. Eftersom miljön i verksamheten är alltid förändras - nya medarbetare, ny teknik, nya försörjningskällor, nya konkurrenter - chefer alltid vara uppmärksam på behovet av att omstrukturera sina organisationer för att hålla dem konkurrenskraftiga på marknaden.

När du arbetar för att utforma en bättre organisation, bör du överväga följande faktorer.

Arbetsfördelning

Det allra första steget i organisatorisk design tilldela specifika medarbetare till specifika jobb, som kallas arbetsfördelning.

I en enmansorganisation - säga, en hem-baserade PR-byrå - endast en person slutför alla de jobb som behöver göras. Företagets ägare typer bokstäverna, svarar i telefon, placerar annonser för hennes verksamhet, designar marknadsföringsmaterial för kunder, skriver pressmeddelanden, scheman klienter för intervjuer samt radio- och TV-framträdanden, gör bokföring, betala räkningar, och även tar ut papperskorgen!

När ägaren till den PR-byrå anställer en anställd, dock så hon kan göra hennes verksamhet mer effektiv genom effektiv arbetsfördelning. Den nya hyra kan ta på sig uppgifter som ägaren inte är så bra på, eller som kräver en hel del arbete, men inte generera intäkter - kanske skriva brev och svara telefoner. På så sätt kan ägaren koncentrera sina ansträngningar på de saker som hon är bäst på, och som har en bättre kontant avkastning på investeringen av hennes tid.

I sin bok, Wealth of Nations, Adam Smith gjorde en mycket klart fall för arbetsfördelning. Som ett exempel använde han fallet med en tapp producerande fabriken.

"En man drar ut kabeln, en annan stegar det, en tredje skär, en fjärde poäng det, slipar en femtedel det överst för att ta emot huvudet, för att göra huvudet kräver två eller tre olika operationer, för att uttrycka det på är en märklig affär, att bleka stiften är en annan, det finns även en handel i sig för att sätta dem i papper, och den viktiga verksamhet att göra ett stift är, på detta sätt, uppdelat i ungefär arton distinkta operationer, som i vissa manufakturerna, alla utförts av olika händer, men i andra samma man kommer ibland att utföra två eller tre av dem. "

Enligt Smith, genom arbetsdelningen, kunde tio arbetare producera cirka 48.000 stift per dag, där en enda person som utför alla dessa steg enbart skulle ha tur att producera 20 pinnar på en dag. Smith kan ha överdrivit sin punkt bara lite, men det är i huvudsak sant: Genom att tilldela distinkta, förenklade uppgifter till personer som lätt lärd, produktivitets skyrockets.

När du tilldelar ett specifikt jobb till en anställd, se till att

  • Uppgifterna för jobbet är tydliga och gränserna är väldefinierade.
  • Jobbet är inte alltför komplicerade eller enkelt för vilka arbetsuppgifter.
  • Medarbetarna ges befogenhet att utföra sina jobb utan onödiga management inblandning.
  • Jobbet hålls intressant genom varierande arbetsuppgifter, mål och strategier.
  • Medarbetarna är välutbildade för att göra sitt jobb.

Även om arbetsfördelningen har en hävdvunnen plats i moderna företag, är dagens mest framgångsrika organisationer går ett steg längre - de är anställda terränglöpning i jobben för sina medarbetare. Anställda som känner varandras jobb är mycket mer flexibel, och de organisationer de arbetar för kan vara mycket mer lyhörd för förändrade marknadsförhållanden eller till de utmaningar som konkurrenterna - eller helt enkelt för att fylla i för en frånvarande arbetstagaren. Även tvär utbildade anställda har ofta högre moral än anställda som inte är kors tränade eftersom varierande arbetsuppgifter göra sina jobb mer intressant.

Departmentalization och cellulär tillverkning

I traditionella organisationer, efter chefer dela ut enskilda jobb till anställda, chefer bestämmer sedan om inga jobb kan grupperas i logiska divisioner. Så, till exempel, chefer gruppen varje anställd tilldelas en säljinriktad uppgift tillsammans med andra säljinriktade medarbetare att bilda en försäljningsavdelning. Anställda som har en redovisningsfunktion - om löner, kundfordringar, eller leverantörsskulder - sätts samman för att bilda en ekonomiavdelning. Och så fortsätter det i hela organisationen.

Denna metod är dock det gamla sättet att göra affärer. I ett hårt slag mot departmentalization har en ny metod för att strukturera tillverkningsproblem med hjälp tillverkningsceller uppdelade de organisatoriska murar som ledde till massiva produktions ineffektivitet. Cellular tillverkning består av nära förbindelser mellan arbetssteg i en specifik process. Till exempel, om 20 arbetssteg är involverade i att slutföra ett arbete (arbete i det här fallet innebär att göra en produkt i en anläggning, eller bearbetning av papper i ett kontor), som förbinder orter folket och de maskiner som de använder bredvid varandra i en arbetscell. I en traditionell tillverkningsorganisation dessa 20 arbetssteg skulle ha skett i olika funktionella avdelningar spridda över hela verksamheten - ibland i olika byggnader, städer, stater eller länder.

Flexibla arbetslag består nu många funktioner inom organisationer, och några entreprenörsliknande företag är inte baserade på avdelningarna alls.

Kontrollspannet

Kontrollspannet avser antalet anställda som rapporterar till en viss arbetsledare eller chef. En smal kontrollspannet består av endast ett fåtal anställda; ett brett spann av kontroll omfattar många anställda.

En chef, Peter, lyckades en gång indirekt en personal på mer än 200 anställda som arbetar på några 45 orter i landet. Om varje anställd hade rapporterat direkt till Peter, skulle hans uppgift varit nästan omöjligt. Men förträngning kontrollspannet gjorde Peters jobb genomförbart. Endast fyra anställda rapporteras direkt till Peter - tre projektledare och en administrativ assistent - och var och en av projektledarna lyckades en grupp på tio eller fler plats handledare.

Tendensen idag är att platta organisationer genom att bredda kontrollspannet och minska lagren av förvaltning (hierarki), och genom att förlita sig mer på personalgrupper att ta på många av de roller som tidigare utfördes endast av chefer. Varför plattar en organisation?

  • Den plattare organisation, desto färre ledningsnivåer. Mindre hantering leder till mindre byråkrati och snabbare beslutsfattande.
  • Ju färre ledningsnivåer, desto mer pengar finns spendera på andra, mer produktiv verksamhet (t.ex. företagets picknick - yum!).