Vad är en Audit Trail?

October 17

Historiskt en verifieringskedja hade att göra med att kunna erbjuda en fullständig historik över varje given finansiell transaktion. Tanken var att kunna identifiera varje steg i processen från initiering av transaktionen hela vägen fram till slutförandet av transaktionen. Normalt denna process skedde genom att kunna producera pappersdokument som visade de framsteg av transaktionen från början till slut. Idag har en verifieringskedja också att göra med att spåra data i elektronisk form också, med transaktioner som inte nödvändigtvis är begränsade till finansiella data.

En verifieringskedja av något slag kommer att omfatta ett försök att upprätta en kronologisk lista över åtgärder som var nödvändiga för att börja transaktionen samt föra den till slut. De kan vara mycket enkel eller extremt komplicerat, beroende på antalet steg som är involverade med transaktionen. Till exempel skulle genomföra en verifieringskedja på en faktura från en leverantör vara en relativt enkel process.

Från och med mottagandet av fakturan, är dokumentet spåras via leverantörsreskontra, hela vägen fram till utfärdandet av en check eller elektronisk betalning för att reglera skulden. Samtidigt, skapa en granskad spår att möjliggöra återuppbyggnaden av en tillverkningsprocess kan innehålla många fler steg och bli mycket svåra att följa.

En revisor kan välja att påbörja processen med att skapa en verifieringskedja från antingen början eller slutförandet av transaktionen i fråga. Ofta börjar revisionsprocessen med den senaste avslutade fas och arbetar bakåt är ett effektivt medel för att fastställa leden. Men när både början punkten och punkten för färdigställande är väl etablerade, är det möjligt att närma sig leden från båda ändar samtidigt, helt enkelt fylla i stegen som inträffar mellan start och avslutande steg för transaktionen.

Använda en verifieringskedja kan ofta vara ett effektivt verktyg för att hantera de ekonomiska och andra resurser i ett företag eller organisation. Processen att identifiera leden kan faktiskt bidra till att identifiera stegen i processen som var onödiga och som kan elimineras i framtida transaktioner. En annan viktig tillämpning av denna process är att det kan avslöja försök att manipulera den finansiella profilen för företaget, kanske i ett försök att dölja det faktum att medel saknas eller har förskingrat på något sätt. I grund och botten är en bra enhet för att säkerställa att transaktionerna sker smidigt och ärligt, med den minsta mängden av nödvändiga åtgärder som används i processen verifieringskedjan.

  • Någon finansiell transaktion inom en verksamhet måste registreras för att tillhandahålla en verifieringskedja.