Roberts Regler för anmälan om ett möte

October 21

Robert arbetsordning säger att om du förväntar dig att göra affärer i namn av en grupp, sedan varje röstberättigad medlem har rätt till tidigare kallelsen. Det är lätt att förstå varför: Om du har en rösträtt, så har du en grundläggande rättighet att närvara. Och du kan inte delta i ett möte om du inte vet om det, eller hur? Och om din grupp är ett offentligt organ, som en skolstyrelse eller ett kommunfullmäktige, så har du förmodligen möta några rättsliga krav på kungörelse, alltför.

Som en röstande medlem i en organisation, bör din anmälan om ett möte innehåller information om tid och plats för mötet samt ange alla ärenden som kräver föregående meddelande enligt dina regler. Vanliga exempel på sådana särskilda ärenden innehålla förslag till ändring stadgar, att anta eller ändra särskilda regler för ordning, eller att ändra eller upphäva något som tidigare antagits.

Den typ av meddelande som du måste ge beror dels på vilken typ av möte du anmälan:

  • Regelbundna möten regelbundet schemalagda och öppen för alla vanliga affärer som behöver diskuteras. Innehållet och leverans kraven i meddelandet för regelbundna möten beror främst på detaljerna i schemaläggning som redan finns i dina stadgar, som också bör ge detaljerad information om när och hur mötesmeddelanden ges. Ledtiden bör alltid ta hänsyn till frekvens och betydelsen av en viss möte och distansorganen måste resa för att delta. Ge varsel tillräckligt långt i förväg för medlemmar rösträtt för att ta emot kallelsen och ordna sina scheman så att de kan delta.
  • Särskilda möten endast kallas om något viktigt kommer upp som måste hanteras före nästa ordinarie möte. Särskilda möten kräver alltid föregående meddelande. Speciella mötesmeddelanden måste innehålla inte bara datum, tid, plats och plats, men de måste också ange alla den verksamhet som ska ingå i mötet. Ingenting, upprepa någonting, kan övervägas i ett särskilt möte om det inte ingår i varsel.

    För att vara på den säkra sidan, se till att dina stadgar anger att skriftligt meddelande om ett särskilt möte måste postas inom en viss tidsram före stämman. Till exempel, "Kallelse till särskilda möten skall skickas till medlemmarna minst 14 dagar och högst 30 dagar före stämman." Den nuvarande utbredning för meddelande kommer variera beroende på storleken på din grupp och distansorganen måste resa.

Beroende på reglerna för organisationen, kan tidigare varsel ta någon av flera former. Mötes meddelanden kan ges

  • Genom en enkel tillkännagivande vid ett ordinarie möte. Små informella kommittéer som uppfyller ofta att arbeta med ett projekt ofta anta denna metod.
  • Genom en fast regel i stadgarna för upprättandet av ett ordinarie möte tid och plats. Till exempel "Regelbundna möten i den andra torsdagen Club kommer att hållas den tredje onsdagen i varje månad, vid middagstid i tisdagens restaurang."
  • Genom utskick (eller på annat sätt distribuera) skriftligt meddelande om tid och plats för mötet rimlig tid i förväg. Detta är den vanligaste metoden.

Var medveten om att den elektroniska anmälan ofta inte uppfyller kravet att göra en ärlig ansträngning att kontakta ditt medlemskap som vissa medlemmar inte kan få enkel tillgång till elektronisk kommunikation.