Hur håller jag en Petty Cash Logga?

April 2

För att hålla en handkassa logg, kommer du först bestämma om du vill behålla en skriftlig logg eller registrera transaktioner på en dator. Då måste du skapa eller få en logg som har lämpliga inträdes kolumner, såsom de för datum, transaktionsbelopp, intäkter eller utgifter beskrivningar och balanser. När denna logg skapas, kan du hålla koll genom att helt enkelt spela in varje gång du betalar för något med handkassa eller ta emot pengar i denna form. Dessutom kan du dra nytta genom att hålla kvitton för att säkerhetskopiera dina loggposter.

När du behöver för att hålla en handkassa logg, är det viktigt att förstå att du har valmöjligheter när det gäller att skapa den. Du kan använda ett skrift logg, ett dataprogram speciellt utformad för inspelning småaktiga kontanttransaktioner, eller ens bara en dator kalkylblad för att skapa din logg. Om du väljer att använda en dator alternativ för inspelning handkassa, är det dock oftast viktigt att du säkerhetskopiera dina filer på en regelbunden basis. Om du inte kommer ihåg att göra detta, kanske du har en svår tid att räkna ut hur du spendhandkassa och bevisa dina utgifter om ditt datorsystem kraschar.

Vanligtvis kommer en handkassa logg ha ett särskilt område för inspelning av olika delar av data. Till exempel bör loggen du skapar har en kolumn för att ange det datum då du betalat med kontanter eller emot kontanter samt en kolumn utse huruvida du fått ett kvitto för att dokumentera transaktionen. Din logg bör även innefatta ett område för att lista den part till vilken du betalat kontant eller den person från vilken du fått pengar och transaktionsbeloppet. Du kommer också att behöva ett område för att beskriva transaktionen. Till exempel kan du notera i detta område som du betalat för leveranser eller mottagit en donation.

När du håller en logg för handkassa, måste du hålla reda på saldot på kontot också. Detta innebär att du kommer att behöva en kolumn där för att spela in balansen i din handkassa fond efter varje transaktion. Att hålla reda på balansen är inte bara bra journalföring, men kan också göra det lättare att märka när det är dags att fylla på din handkassa fond.

Om du driver ett företag som har anställda, måste du bestämma vem som ska ha tillgång till din handkassa och ansvara för att hålla stocken. Om fler än en person kommer att ha tillgång, behöver du ett system för att registrera vem som ansvarar för vilken transaktionen. Du kan föra ett register över detta genom att lägga till en kolumn i din logg för employeeâ € s namn.

Förutom att hålla en handkassa logg, är det också viktigt att hålla alla kvitton du får i förhållande till handkassa. Detta inkluderar även de kvitton för de små belopp som du inte anser mycket viktigt. Du kanske senare behöver dessa kvitton för att bevisa en del av dina utgifter.

  • Det är viktigt att också hålla och hantera kvitton när upprätthålla en handkassa logg.