Att bli av Spaces i celler

June 24

Carole importerar information i Excel från ett annat program, och detta lämnar ofta extra utrymmen i vissa celler. Utrymmena är det enda i cellerna, så de verkar vara tom, men egentligen är det inte. Carole undrade om det bästa sättet att bli av med dessa onödiga utrymmen.

Det finns ett par metoder som du kan använda. Den första är att använda Sök och ersätt kapacitet Excel. Gör så här:

  1. Tryck på Ctrl + H för att visa Ersätt fliken Sök och ersätt dialogrutan.
  2. I Vilken rutan Sök, ange två utrymmen.
  3. Se rutan Ersätt med är tom.
  4. Markera Matcha hela cellen Innehåll kryssrutan.
  5. Klicka på Ersätt alla.
  6. Upprepa steg 2 till 5, men den här gången bara använder ett utrymme i steg 2.
  7. Stäng Sök och ersätt dialogrutan.

Ett annat alternativ är att använda Trim kalkylbladsfunktionen. Detta tillvägagångssätt är praktiskt om de celler som du vill ändra är alla i ett visst område i kalkylbladet, till exempel en enda kolumn. Till exempel, om du vill bli av utrymmena från cellerna i kolumn D, kan du använda följande formel:

= Trim (D1)

Trim returnerar innehållet i cell D1 utan några inledande eller avslutande blanksteg. Du kan sedan kopiera resultatet av denna formel och använda Klistra in special för att klistra tillbaka in vad celler du önskar värdena.

Självklart, om du har massor av kalkylblad som du behöver för att bearbeta, eller om du ofta får arbetsböcker som innehåller de extra utrymmen i celler, ett bättre sätt skulle vara att skapa ett makro som kunde bli av utrymmena. Kanske det snabbaste sättet vore att undersöka alla celler i kalkylbladet och bli av med några extra utrymmen:

Sub CleanSheet1 ()
För varje cell i ActiveSheet.UsedRange
cell.Value = Trim (cell)
Nästa cell
End Sub

De makro steg genom varje cell och använder Trim funktionen att bli av eventuella inledande eller avslutande blanksteg. Detta fungerar på alla celler, men det kan ge oönskade resultat, beroende på egenskaperna hos dina data. Om du har celler som har ledande utrymmen-och du vill att dessa utrymmen-då måste du använda en annan makro. Denna version kommer att ge mer tillfredsställande resultat:

Sub CleanSheet2 ()
Dim rCell Såsom Range
Dim rText Såsom Range

Ställ rText = Cells.SpecialCells (_
xlCellTypeConstants, _
xlTextValues)
För varje rCell I rText
Om Trim (rCell.Value) = "" Då
rCell.ClearContents
End If
Nästa
Ställ rText = Ingenting
Ställ rCell = Ingenting
End Sub

Den kontrollerar bara de celler som innehåller konstanter (som inkluderar all text i kalkylbladet) och sedan kontrollerar om du använder Trim funktionen skulle resultera i en tom cell. Om så är fallet, då cellen rensas. Om Trim funktionen inte skulle resultera i en tom cell, då ingen förändring görs till cellen.

ExcelTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Excel utbildning. Detta tips (2883) gäller för Microsoft Excel 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Excel (Excel 2007 och senare) här: Bli av Spaces i celler.