Hantering långrev i adressetiketter

August 20

Word kan du enkelt skapa adressetiketter från data som lagras i en extern källa, till exempel en Access-databas eller en Excel-arbetsbok. Word tar i huvudsak informationen från dessa källor och "häller" den till det format du anger i Word. Eftersom informationen placeras i Word-format, är det möjligt för en eller flera linjer att vara för lång för att passa inom den tilldelade utrymmet på etiketten.

När en adress linje wraps till mer än en enda tryckt linje, behandlar Word det som alla andra stycket och vänsterjusterar varje rad i stycket. Vad händer om du vill att de inslagna linjer som inte vänsterjusterad, men att ha en annan inriktning? Detta är inte lika lätt att göra i Word, men kan hanteras på ett antal olika sätt.

Det första sättet du kan hantera de inslagna linjer är manuellt. Självklart, om du skapar ett nytt dokument när du slår samman etiketterna kan du titta igenom de adresser, hitta de där raderna som är för långa, tryck på Enter när du vill att linjen att bryta, och justera inriktningen på den andra (kör-over ) adressraden. Detta, är naturligtvis ganska tråkiga. Detta tillvägagångssätt har sina fördelar, dock. Den främsta fördelen är att de kör-over adresslinjer kan formateras på något sätt önskas, dvs indragen, centrerad, spola rätt, etc.

Om du letar efter en mer automatisk inställning, det enda du kan göra är att justera formateringen av de punkter som används för raderna i en etikett. Om du räknar med en hel lång adresslinjer, är detta definitivt rätt väg att gå. Den normala tillvägagångssättet är att skapa din mail-merge dokument (för etiketter, naturligtvis), och sedan att justera alla punkter i etiketterna så att de använder hängande indrag. (Detta innebär att den första raden ska vara vänsterställd, och ytterligare rader kommer vara indragen till oavsett grad du önskar.) Detta tillvägagångssätt ger inte fördelen av att kunna höger rättfärdiga eller center run-över linjer, men den kompromiss är att du inte behöver manuellt justera alla linjer. Gör så här:

  1. Visa fliken Utskick av bandet.
  2. Klicka på Start Mail Merge verktyget och välj sedan steg för steg-guiden Koppla dokument. Word visas åtgärdsfönstret Koppla dokument till höger i programfönstret.
  3. Använda stegen i åtgärdsfönstret, ange att du vill skapa etiketter och du vill då i ett nytt dokument.
  4. När du uppmanas ange en datakälla för kopplingen.
  5. Använda tillgängliga för dig fält, designa hur du vill att dina adressetiketter för att titta.
  6. Stäng åtgärdsfönstret Koppla dokument.

På denna punkt har du ett ark med etiketter på skärmen och du är redo att formatera dem att hantera långa rader på rätt sätt. Gör så här:

  1. Markera hela dokumentet genom att trycka Ctrl + A.
  2. Håll ned Skift-tangenten när du trycker på pilen vänster. Denna "Avmarkerar" det sista stycket markören i dokumentet. (Du bör ha allt i dokumentet valt utom sista stycket markör.)
  3. Visa fliken Start i menyfliksområdet.
  4. Klicka på den lilla ikonen längst ned till höger i gruppen Stycke. Word visas dialogrutan Punkt ruta. (Se figur 1.)

    Hantering långrev i adressetiketter

    Figur 1. Punkt dialogrutan.

  5. Använda speciallist väljer Hängande.
  6. Använda Genom anger du hur långt du vill att run-over linjer indragen. (Standard är en halv tum.)
  7. Klicka på OK.

Dina etiketter är nu inställt, och du kan göra din kopplade dokument som vanligt. Resultatet är nedgångna över linjer som är indragna från vänstermarginalen, vilket gör dem sticker ut lite.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (9478) gäller för Microsoft Word 2007 och 2010. Du kan hitta en version av detta tips för den äldre menygränssnittet Word här: Hantering långrev i Adress Etiketter.