Hur kan jag förbättra arbetsflöde?

February 6

Förbättra arbetsflödet är en viktig process om det är för en individ eller en organisation. En förbättrad arbetsflöde är bevisat att maximera effektiviteten, minimera slöseri i både tid och resurser och förbättra moralen. Det sättet att förbättra arbetsflödet kan vara så enkelt som att identifiera och eliminera bortkastad tid eller så komplicerat som att granska och ändra hela processen och / eller automatisera hela eller delar av den. Oavsett hur stor eller liten jobbet eller processen, är det värt den tid och ansträngning för att vidta de åtgärder för att förbättra arbetsflödet.

Det första steget för att förbättra arbetsflödet är att identifiera och eliminera avfall, och det största slöseriet av allt är tiden. Den moderna arbetsplatsen har blivit van vid och beroende av e-post, snabbmeddelanden och textning. Dessa kommunikationsmedel var avsedda för att spara tid, men de kan leda till ett överflöd av värdelös information och bortkastad tid. Du kan förbättra arbetsflödet genom att helt enkelt eliminera eller begränsa snabbmeddelanden och sms och genom att ställa rimliga förväntningar på e-post. Reagera eller svara på e-post så snart de kommer in kan vara en tid odåga. Ställa flera gånger under dagen som ägnas åt att läsa och svara på e-post kommer att förbättra ditt arbetsflöde och produktivitet.

Dessa avbrott är bara några av de många som kan sätta stopp för arbetsflöde. Varje jobb eller process kommer att fortsätta bättre och längre med en rimlig block av tid ägnas åt det istället för att försöka få det gjort i små steg. Bortsett ens 20 eller 30 minuter att ägna åt en enda uppgift eller process kommer att hjälpa dig att göra stora framsteg i att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet. Fokusera på en viss uppgift för en relativt kort men oavbruten block av tid kan vara en av de bästa metoderna för att hjälpa dig att förbättra arbetsflödet.

För mer komplicerade förfaranden och större organisationer, det kräver ett mer systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra arbetsflödet. Dessa processer innebär att bryta arbetsflödet i små, ändliga steg och analysera uppgifter som ingår i varje steg. De två viktigaste principer som sedan kan tilldelas varje steg är ansvar och automation. En enda person eller enhet måste vara helt ansvarig för att uppnå varje steg, vilket eliminerar fingerpekande och förhalning.

Nästa del frågar huruvida ett steg kan automatiseras. Varje del av processen som kan vara helt automatiserad, med personal ur ekvationen, är ett stort steg mot att förbättra arbetsflödet. Efter varje steg har analyserats, har ansvaret tilldelats, och arbetet har automatiserat där så är möjligt, kommer hela arbetsflödet processen mycket bättre.

De åtgärder för att förbättra arbetsflödet oftast involverar sunt förnuft och traditionella tekniker. Utmaningen är att bryta arbetsflödet i hanterbara steg och sedan förbättra varje steg involverade. På så sätt kan du eliminera slöseri, maximera tid och produktivitet och förbättra arbetsflödet.

  • En förbättrad arbetsflöde är bevisat att maximera effektiviteten, minimera slöseri i både tid och resurser och förbättra moralen.
  • Begränsning textning kan förbättra arbetsflödet.