Komplexa Söker efter dokument

March 25

Nick juridiska avdelning har massor av Word-dokument i specifika undermappar i en katalog och vill söka dessa undermappar efter dokument som innehåller ett namn eller en fras i själva dokumentet. Enligt Nick, deras alternativ verkar vara tvåfaldig. Först kan de använda Windows Search, men det verkar inte tillåta sökare att ange flera undermappar för att använda i sökandet. För det andra, kan de använda de avancerade funktionerna i sökverktyget (under Verktyg i dialogrutan Öppna) för att köra en ganska sofistikerad sökning specificerar mappar och parametrar.

Problemet med denna andra metod är att det verkar du kan bara klicka på ett av resultaten. (Försöker bygga en urvalsuppsättning fungerar inte.) När du klickar på ett resultat, fyller den dialogrutan Öppna med att filnamnet och låter dig enkelt öppna filen. Men om filen är inte vad du söker, måste du upprepa sökningen igen. Nick undrar om det finns ett enklare sätt att göra den typ av dokument söka de behöver göra utan att behöva upprepa en fullständig sökning för varje enskilt dokument.

Nick är rätt; de två uppenbara metoder är inte det bästa för dem som försöker att göra komplexa sökningar. Ett alternativ är att, inom Word, utveckla din egen sökning förmåga att använda VBA. Detta kan vara en svår väg att gå, men det kan ge specifika, fokuserade resultat. Om du väljer att gå den vägen, så här är ett bra ställe att börja:

http://gregmaxey.mvps.org/VBA_Find_And_Replace.htm

Om du inte vill gå build-det-själv-linjen (och, ärligt talat, jag kunde inte klandra dig i denna omständighet), så finns det ett obegränsat antal tredjeparts Windows-verktyg som du kan använda för att göra din sökning . Här är bara några föreslagits av WordTips läsare, utan inbördes ordning:

Copernic - http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/
Wilbur och Wilma - http://www.redtree.com
Google Desktop Search - http://desktop.google.com
Fileseek - http://www.binaryfortress.com/fileseek/
Total Commander - http://www.ghisler.com

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (7976) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: Komplexa Söker efter dokument.