Roberts Regler: Använda en agenda för att producera bättre Möten

September 21

Det är 07:00 på tisdag kväll. Du deltar i regelbundna månatliga möte i ditt närområde förening. Din president, Prissy Gardner (som valdes eftersom ingen annan ville jobbet), är redo att starta mötet. Prissy är verkligen en stickler när det gäller att hålla petunior vattnas vid främre ingången till din stadsdel, men hon tycker styrelsen är bara en stor försköning kommitté. Så börjar hon mötet av genom att gå över förra månadens minuter - ja, bara den del om den nya rabatten hon vill. När hon får igenom med det, börjar hon prata om möjligheten att spendera lite pengar på ett sprinklersystem.

Trots de stora organisatoriska verktyg och tekniker som finns tillgängliga i Robert arbetsordning, av någon anledning möten händer hela tiden i vilken presidium som Prissy flyger förbi sätet för sina byxor - gå över förra månadens minuter, älta gamla beslut, interspersing riktiga diskussioner med kommentar, och undertrycka alla som försöker flytta saker tillsammans.

Om du har otur nog att vara medlem i en sådan organisation, då du redan vet vikten av att veta hur man gör ett möte drivs med en rimlig mängd avsändande. Om inte, då framtiden är nu för alla som kan vara effektiv och ändamålsenlig när det gäller att köra möten.

Förstå dagordningen

Du vet det enda sättet att få ut det mesta av din tid är att spendera det klokt, och du vill göra varje sekund du har räknas. När det kommer till möten, det sätt att vara effektiv och ändamålsenlig samtidigt är att förbereda och dra nytta av en agenda.

En agenda är i huvudsak ett program eller notering av händelser och ärenden som kommer före mötet. Det kan vara ett detaljerat program som omfattar flera möten i en session, eller det kan vara en kort lista över de ärenden som ska hanteras på ett rutin styrelsemöte. Dagordningen kan (men måste inte) ange timme för varje händelse, eller det kan bara visa den totala tid som avsatts för varje objekt.

Dagordningen får antas (det vill säga göras bindande för mötet), eller så kan det helt enkelt vara en guide för att hålla mötet på rätt spår. Att anta din agenda är ibland en bra idé eftersom det blir alla i samförstånd med mötesplan i början av mötet.

Roberts Rules "grundläggande agenda

Robert ger oss en order av verksamhet men föreskriver inte någon särskild dagordning. Däremot ger han oss en dagordning protokoll som har så stor utsträckning används som det är nästan allmänt accepterat som en grundläggande mötesplan. Inte allt på dagordningen som visas här är nödvändigt i varje situation, och din agenda kanske ens behöver vara mer omfattande och detaljerad. Men i sin egen rätt, är denna grundläggande agenda ett stort arrangemang av evenemang, i överensstämmelse med standarden att arbetsplanen diskuteras hela detta kapitel; du kan hitta den i centrum för nästan alla bra affärsmöte du någonsin deltar.

FÖR BESTÄLLNING RING

När det är dags, börja mötet i tid. En enda rap av ordförandeklubban på utsatt timme och deklarationen, "Mötet kommer till ordning" räcker. Du kan inte avsluta i tid om du inte börjar i tid, och alla vet när mötet börjar. En bra ordförande är känd för att starta möten i tid och kommer alltid att respekteras för detta.

Öppna ceremonier

Din grupp kan vanligtvis öppna möten med en åkallan och en recitation av löftet av trohet. Kanske du sjunger en psalm eller nationalsången. Protokollet är "Gud innan landet" (vilket innebär att du åberopa gudomen innan du hälsar flaggan), så planerar att göra din åkallan innan du säger Pledge. Denna del av agendan är också platsen för att inkludera eventuella specialöppningsbroder ritualer, en hälsning från en av dina officerare, eller något annat som rimligen kan falla under kategorin av ceremonin. Du behöver inte använda det, naturligtvis, och i många typer av möten, kommer du hoppa över det här objektet.

Upprop

Om din grupp är ett offentligt organ, eller om du har en regel om att vissa officerare måste vara närvarande innan mötet kan fortsätta, är det dags att ringa rullen. Men om du inte har en regel som kräver det, bör du inte slösa din tid på detta objekt.

Medgivande kalender

Denna post används inte ofta, utom i specialiserade organisationer som offentliga organ slag eller en stor professionell samhällets hus av delegater. En samtycke kalender bearbetar snabbt en massa noncontroversial poster som snabbt kan förstöras genom att placera dem på en lista (samtycke kalendern) av objekt som ska antas på en gång. Listan kan också innehålla specialinställningsobjekt som ska beaktas för vid lämplig tidpunkt. Detta medgivande kalender brukar placeras i en arbetsplan med en specialregel för, och dess placering är i allmänhet relativt hög rang.

Standard att arbetsplanen

Allt på dagordningen utanför standardarbetsplanen är egentligen bara ordnad mötet. Allt verksamheten verkligen börjar med godkännande av protokollet, och slutar när du är klar med alla nya affärer.

Bra av ordern

Detta är en tid som avsatts för medlemmarna att kommentera eller observationer (utan formella motioner) om samhället och dess arbete. Den goda order är också dags att erbjuda en resolution för att föra en disciplinär anklagelse mot en medlem för brott som begåtts utanför ett möte.

Meddelanden

Denna del av den grundläggande agendan avsätter tid för officerare (och medlemmar, i förekommande fall) att göra tillkännagivanden. Men det faktum att detta är en punkt på dagordningen inte hindrar stolen från att göra en nödsituation meddelande när som helst.

Program

Om du är att erbjuda någon annan allmän presentation av intresse för dina medlemmar, oavsett om det är en film, en gästföreläsare, föreläsare, eller något annat program, bör det läggas fram före mötet ajourn. Om du hellre vill genomföra programmet på någon annan plats på dagordningen, kan det vara planerad att äga rum innan protokollet läses eller, genom att suspendera reglerna, insatta inom standardarbetsplanen.

Gästföreläsare är ofta på snäva tidtabeller, så det är ganska korrekt för stolen att begära enhälligt samtycke för att placera programmet vid någon lämplig plats på dagordningen, även om det enda lämplig plats är inom arbetsplanen.

Ajournera

Denna del av dagordningen markerar slutet av mötet - dags att gå hem. Men lämna inte förrän stolen förklarar mötet ajournerades, eller så kan du bara missar något viktigt.