Kan inte placera kopplingsinstruktion i huvudet på en Merge Catalog Dokument

July 31

Christy frågade varför hon inte kunde få Word att placera sammanslagna data i huvudet på ett dokument när du skapar en katalog. Ord skulle fungera alldeles utmärkt när du skapar standardbrev, men inte när man gör kataloger.

Det finns flera olika typer av sammanslagningsåtgärder du kan göra i Word. Koppla dokument funktionen kan du skapa etiketter, kuvert, standardbrev, och kataloger. Förstå skillnaderna mellan att skapa standardbrev och skapa kataloger är viktigt att förstå varför du inte kan infoga sammanfoga data i ett sidhuvud eller sidfot.

När du skapar standardbrev, skapas en ny bokstav (dokument) för varje post i datakällan. Den skiljer varje bokstav med en avsnittsbrytning. När du skapar en katalog, inte Word inte denna en-till-en likvärdighet mellan sektionerna och dataposter. Kataloger är utformade för att ha flera poster per sida-precis som produktposter i en tryckt katalog.

Låt oss säga att du placerar datafältet "Artikelnummer" i huvudet på en katalog kopplat dokument. Vidare är Word kunna placera femton faktiska rekord på sista sammanslagna sidan. Exakt vilken del nummer Word tänkt att placera i sidhuvudet på sidan? Den har femton att välja mellan, eftersom det placerade femton poster på sidan. Eftersom det inte finns någon på-till-en korrespondens mellan register och sektioner, kan Word inte placera data i sidhuvudet eller sidfoten.

Ett sätt runt detta, naturligtvis, är att utnyttja Word åkrar. Istället för att placera ett datafält i sidhuvudet, placera ett fält som refererar till den första eller sista förekomsten av en stil på en sida (den STYLEREF fältet). Till exempel kan du formatera dina artikelnummer så de använde en särskild rubrik nivå. Din sidhuvudet eller sidfoten kan då hänvisa den stilen, så det fusione dokumentet skulle visa den första eller sista delen nummer på en viss sida.

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1578) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003. Du kan hitta en version av detta tips för menyfliksområdet i Word (Word 2007 och senare) här: kan inte placera kopplingsinstruktion i Header en Merge Catalog dokument.