Sök och ersätt i textrutor

September 28

Margaret skrev om ett problem hon hade utför en sökning och ersätta för något i en textruta. Det verkar som Margaret skapade ett kopplat dokument, och sedan märkt att ett referensnummer i en textruta var felaktig. Hon försökte göra en sökning och ersätt för att ändra alla förekomster av referensnumret, men Word skulle hitta och byta ut den.

Genom att göra några tester, verkar det som Word hittar du information i en textruta och ersätta den bara bra, förutsatt att textrutan är synlig när du faktiskt gör fyndet och byt drift. Till exempel, om du placerar en del av texten i en textruta, och samma text i huvuddelen av dokumentet, och sedan göra en Sök och ersätt funktion för en bit text som är gemensam för både dokumentet och textrutan, då Word kommer lyckas ersätta alla förekomster-även de i textrutan.

Varför skulle inte Word söka och ersätta referensnumret i Margaret situation? Det finns bara ett fåtal möjligheter. Först får referensnumret inte riktigt vara text. Om referensnumret gjordes med en inbäddad fält, sedan hitta och ersätta kommer inte att vara tillförlitliga. Till exempel, om referensnumret skapas med SEQ fältet, kan du hitta vad som visas av fältet, och du kan byta ut den, men om fälten uppdateras (vilket händer när du skriver ut), sedan "ersättas" nummer återgår till vad den underliggande fältkoden säger att det ska vara.

För det andra, om referensnumret är kopplat på något sätt till ett annat dokument (igen, med hjälp av ett fält), sedan Word kan inte korrekt ersätta informationen. Detta beror på att referensnumret inte finns i det aktuella dokumentet, men i ett annat dokument kopplat till det aktuella dokumentet. För att göra ändringen, skulle du behöva ändra källdokumentet.

Slutligen kan det vara så att referensnumret, om det fusionerades från en annan datakälla, innehåller några icke-utskrivbara tecken som gör att hitta det omöjligt. Till exempel, låt oss säga att antalet hänvisningen du vill hitta är QR378, men att texten i sammanslagningskällan innehåller en icke-utskrivbara tecken av något slag mellan "R" och "3". Om så är fallet, då Word inte hittar referensnumret när du söker efter QR378. Det enda sättet att rätta till denna situation är att städa upp den ursprungliga datakällan och sedan köra sammanslagningen igen.

Det bör noteras att diskussionen hittills återspeglar beteendet Word om du byter text med Sök och ersätt dialogrutan. Om du faktiskt gör sökningen och ersätta i ett makro, är det intressant att Word inte hittar lämpliga text matcher i textrutor. Du kan faktiskt använda makro spela in en rätt bra Sök och ersätt funktion-som inte söka och ersätta text i en textruta, och när du senare spela makrot, kommer det inte att hitta informationen i textrutan .

Om du gör söka och ersätta i ett makro, följande artikel av Doug Robbins på Word MVP webbplatsen förklarar vad som pågår:

http://word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/FindReplaceAllWithVBA.htm

WordTips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. (Microsoft Word är det mest populära ordbehandlingsprogram i världen.) Detta tips (1331) gäller för Microsoft Word 97, 2000, 2002, och 2003.